האם ניתן להשתמש ב- Gmail כפתרון בחינם לצרכי דלפק העזרה של החברה שלך?
פתרונות דלפק עזרה מסורתיים
כמה פתרונות עשויים לכלול Kayako eSupport או IssueTrak, לפתרונות בחינם כמו Help Desk Lite. אתר שנקרא רשימת קוד פתוח של Helpdesk מפרט (כפי שאפשר לנחש) פתרונות דלפק עזרה של קוד פתוח.
בדרך כלל, לפתרונות מסוג זה יש דרך לצרף אימיילים לכתובת דוא"ל מסוימת היישר למערכת הכרטיסים. אם כן, לקוח שולח דוא"ל, הוא מגיע בתיבת דואר אלקטרוני, ואז מוזרם למערכת הכרטיסים, מקצה מספר כרטיס ויושב בתור לטיפול על ידי צוות החברה.
אם זו כתובת אימייל ציבורית, עם זאת, זה פותח בעיות ספאם. וייתכן שפתרונות בצד השרת אינם מטפלים בספאם הנכנס בצורה טובה מאוד.
אוקיי, אבל ג'ימייל?
Gmail הוא אכן מערכת דוא"ל חינמית שמבוססת על האינטרנט. אבל, כמה דברים הולכים לזה:
- זה בחינם.
- זה מתגאה בזיהוי וסינון מדהימים של דואר זבל
- זה מספק דרכים נהדרות לארגן ולתייג הודעות נכנסות.
- האשכולות של שיחה מקובצים אוטומטית, מה שמקל על כל בקשה לעקוב עד לרזולוציה.
אז איך נשתמש ב- Gmail לשם כך?
הדבר הראשון שתצטרך לעשות הוא להעריך את הצרכים של תוכנת דלפק העזרה שלך. יש לך מחלקות מרובות? האם חייבים להקצות מספרי כרטיסים באופן מוחלט? האם אתה זקוק לבסיס ידע?
אם אתה זקוק למספרי כרטיסים? Gmail לא יכול לעזור לך שם. באופן דומה, ל- Gmail אין דרך משובצת ליצור בסיס ידע של פניות בעבר. אבל זה לא אומר שאתה לא יכול ליצור שאלות נפוצות משלך או לבסיס ידע בנפרד.
נניח שאתה רוצה להשתמש ב- Gmail. צור חשבון Gmail ונסה להשתמש בשם עבור החשבון שהוא תיאורי ככל שתוכל. אולי תרצה ליצור חשבונות Gmail מרובים כך שכל מחלקה בחברה שלך יכולה להיות משלה. בחירה זו, שוב, תלויה בצרכים שלך. אם החברה שלך קטנה, אולי יש לך אדם אחד שמפריד בין הודעות נכנסות למחלקה המתאימה (כמו מזכירה). ואולי מספר האנשים בקבוצה שלך הוא קטן, אז אתם פשוט יכולים להסכים כיצד לארגן הודעות בחשבון. אם יש לך המון בקשות, עם זאת, ייתכן שתרצה להגדיר חשבונות Gmail מרובים.
תרצה להגדיר הודעת חופשה ב- Gmail. עם זאת לא תשתמש בה כהודעת חופשה. תשתמש בו כהכרה אוטומטית של הכרטיס הנכנס. דרך לספר ללקוח שלך שכן, ההודעה שלהם התקבלה. כדי להגדיר את זה, עבור אל ההגדרות. בחר בלחצן הבחירה כדי להפעיל את משיב החופשה, ואז הקלד את ההודעה שברצונך לשלוח.
תרצה להגדיר חשבון דוא"ל בדומיין שלך לצורך הפעלת כתובת הדוא"ל הציבורית שלך. סביר להניח שאתה לא רוצה שהלקוחות שלך ישלחו אליך דוא"ל לכתובת GMAIL.COM מכיוון שזה עלול לוותר על הרעיון של חוסר מקצועיות. לכן, הגדר חשבון דוא"ל משלך והשתמש ב- Gmail כלקוח הדוא"ל שלך פשוט לתפוס את הדוא"ל מהשרת שלך. לשם כך, עבור אל הגדרות -> חשבונות. תחת "קבל דואר מחשבונות אחרים", בחר "הוסף חשבון דואר נוסף". תקבל חלון קופץ בו תוכל להזין את כתובת הדוא"ל שאתה רוצה ש- Gmail יבדוק. לאחר מכן הזן את שם המשתמש, הסיסמה וכתובת השרת עבור חיבור POP3 לאותו חשבון דוא"ל. אני ממליץ לך לבחור ש- Gmail יסיר את ההודעה מהשרת ברגע שהוא יורד ל- Gmail.
בשלב הבא, וגם מהכרטיסייה הגדרות -> חשבונות, תרצה להפוך את כתובת הדוא"ל הזו לדוא"ל היוצא שלך. אם לא, כל הדוא"ל שתשלח מ- Gmail יכיל את Gmail.com ככתובת ההחזרה. אז הכנס את דוא"ל החברה שלך ל- Gmail כערך תחת "שלח דואר בשם". Gmail ישלח קוד אישור לכתובת דוא"ל זו. אחז את הקוד הזה מהדוא"ל שאתה מקבל, חבר אותו ל- Gmail, ומכאן ואילך אתה יכול לשלוח דוא"ל מ- Gmail באמצעות אותו חשבון. הגדר כתובת חדשה זו כחשבון הדואר האלקטרוני היוצא שלך.
ברגע שזה ייעשה, אף אחד לא יוכל לדעת שאתה משתמש ב- Gmail אלא אם כן הם יחפרו בכותרות הדוא"ל.
בשלב הבא תרצה להגדיר כמה תוויות בהן תשתמש לארגון הודעות. אולי תוויות לכל מחלקה. אולי תוויות לשאלה אם ההודעה טופלה, הועברה או עדיין מחכה לתשובה. התוויות שאתה יוצר תלויות בך, אך תכנן אותה לפני כן מכיוון שמדובר בתוויות אשר יהפכו את ג'ימייל לפלטפורמה מסודרת להודעות נכנסות ולא לבלאגן עצום של פניות.
אתה יכול גם להשתמש בפילטרים של Gmail כדי לארגן את ההודעות שלך עוד יותר.
כיצד על לקוחות להגיש בקשות?
שתי האפשרויות העיקריות היו שימוש בטופס מבוסס אינטרנט או פרסום ישירות של כתובת הדוא"ל באתר האינטרנט שלך. ברור שאם מפרסמים ישירות את הכתובת, סביר להניח שהכתובת תאסוף על ידי עכבישים ותוכנס לרשימות דואר זבל. עם זאת, סינון הספאם של Gmail מעולה ולא סביר שתכנס הרבה לדואר הנכנס לתיבת הדואר הנכנס.
אם אתה משתמש בטופס, היזהר שלא להקיש קוד בשורת הנושא של הדוא"ל לדוא"ל. יכולת ההברגה של ג'ימייל היא אחד הדברים העוצמתיים ההופכים אותה לפיתרון דלפק עזרה הגון ושורות נושא זהות יקבצו באופן שגוי את הכל לחוט אחד. לכן, בכל מקרה שתעשו זאת, וודאו שהלקוח יוכל ליצור שורת נושא משלו כאשר הוא שולח אליכם בקשה.
בואו נראה מעבר לג'ימייל
Gmail הוא נהדר, אך הפתרונות האחרים של גוגל גם הופכים את גוגל לפלטפורמה נהדרת לצרכי התקשורת העסקית שלך. לדוגמה, הגדרת חשבון Gmail מגדירה גם גישה ליומן Google (שיכול לשמש כלוח השנה של החברה כמו גם תזכורות למשימות). אתה יכול להשתמש ב- Google Docs כדי לאחסן תיעוד כיצד לטפל בסוגים מסוימים של בקשות שעשויות להגיע מלקוחות. אתה יכול להשתמש בצ'אט של גוגל לצ'אט בין הצוות. אתה יכול להשתמש באתרי Google כאינטרא-נט של חברות, לאחסון נהלי חברה ותיעוד אחר ממש באינטרנט. ניתן להשתמש בקבוצות Google כרשימת דוא"ל פרטית עבור כל החברה.
כך, תוכלו לראות, השירותים החינמיים של גוגל יכולים לספק פתרונות מעולים לעסק קטן. צריך רק לחשוב קצת מחוץ לקופסה. ????
