כיצד להשתמש בהחלפת טקסט במשרד עבור מק

כידוע (במיוחד אם קראת את הטיפ הקודם הזה שלי), באפשרותך להגדיר החלפות טקסט בהתאמה אישית ב- Mac. לדוגמה, אם אתה מקליד את הביטוי "תן לי לדעת אם יש לך שאלות" לעיתים קרובות, אתה יכול להשתמש בקיצור דרך כמו "lmk" כדי להיכנס לטקסט הזה מבלי שתצטרך להקליד את כל העניין. הקמתי באופן אישי טונה מקיצורי הדרך האלה, מכיוון שאני צריך לשלוח את אותן הוראות שוב ושוב לאנשים שונים. זה חוסך לי המון זמן! וקיצורי הדרך האלה עובדים בכל המקינטוש: בדואר, בדפים, ב- Outlook …
… רגע, למעשה הם כבר לא עובדים ב- Outlook. בזכות עדכון יחסית יחסית ל- Microsoft Office, התוכניות בסוויטה ההיא (כמו Outlook, Word ו- Excel) כבר לא מכבדות את קיצורי הדרך שהוספת ב'העדפות מערכת '>' מקלדת '>' טקסט ', שהוא סוג של באמר אם אתה תלוי על אלה שמיועדים לדוא"ל במהירות.
החדשות הטובות במקצת הן שלאפליקציות של Office עצמן יש בסיס נתונים להחלפת טקסט משלהן כחלק מתכונת התיקון האוטומטי. אם כבר הוספת קיצורי דרך להחלפת טקסט ל- macOS בהעדפות מערכת, יהיה עליך להזין אותם מחדש עבור Office, אך מכיוון שכל יישומי Office חולקים בסיס נתונים אחיד להחלפת טקסט, יהיה עליך לעשות זאת רק פעם אחת . אז בואו נבדוק כיצד להשתמש בתחליפי טקסט ב- Office for Mac! אנו משתמשים ב- Outlook עבור צילומי המסך לדוגמה שלנו, אך השלבים זהים ביישומי Office אחרים כמו Word.

החלפת טקסט ב- Office for Mac

1. פתח את Outlook או את יישום Office for Mac לפי בחירתך. כברירת מחדל תמצא את היישומים בדוק שלך, או שתוכל לבדוק את תיקיית היישומים על ידי בחירה ב- Finder ושימוש בקיצור המקשים Shift-Command-A, או באפשרות שורת התפריטים ' עבור'> יישומים .



2. כאשר Outlook (או אפליקציית Office שלך) מופעלת, בחר Outlook> העדפות מהתפריטים שלה בחלק העליון.



3. מחלון העדפות שמופיע, בחר תיקון נכון .



4. בחלון תיקון אוטומטי, לחץ על סמל הפלוס בפינה השמאלית התחתונה כדי להוסיף פריט חדש. לאחר מכן הקלד את קיצור הדרך בו תרצה להשתמש (כמו "lmk") ואת הטקסט שברצונך להחליף את קיצור הדרך (כמו "תן לי לדעת אם יש לך שאלות!").



5. לאחר שתסיים להוסיף את קיצורי הדרך להחלפת הטקסט, סגור את חלון התיקון האוטומטי ובדוק את קיצורי הדרך לתיקון האוטומטי על ידי הקלדת אחד מהם בדוא"ל או במסמך. לאחר הקלדת קיצור הדרך ולחיצה על מקש הרווח, הטקסט החלופי צריך להיות מוצג אוטומטית.

כפי שציינתי, שינוי זה לאחר מכן יתפשט לתוכנות האחרות של Office, אז לאחר שתגדיר החלפת טקסט ב- Outlook, הוא יעבוד ב- Word, Excel ו- PowerPoint. כלומר, אני לא יודע מדוע אי פעם אצטרך למלא אוטומטית "תודיע לי אם יש לך שאלות" במצגת PowerPoint. אבל לפחות יש לי אפשרות לעשות זאת!
לבסוף, זכור כי לאחר שתגדיר קיצור דרך להחלפת טקסט לתיקון אוטומטי, יישומי Office שלך ​​יחליפו אוטומטית את אותם תווים בביטוי הייעודי שלך כמעט בכל הקשר. לכן, היזהר בעת יצירת קיצורי הדרך כך שלא תשתמש בערכת אותיות נפוצה (כגון FYI, LLC וכו ') אלא אם כן, כמובן, אתה מעוניין שאותם קיצורים יורחבו או יוחלפו.