דוא"ל הוא חיוני לחלוטין לעבודה במאה ה -21, החל מהתקשורת בין חברי הצוות ועד לתכנון הפרויקטים של החודשים הקרובים. הבעיה היא כמובן שבעידן הסמארטפונים והטאבלטים נראה כי בלתי אפשרי להתנתק מהעבודה לאורך כל פרק זמן. דוא"ל בסמארטפון שלך הוא בעצם דרישה עבור מרבית החברות, אבל זה אומר שהמעסיק שלך יכול לפנות אליך בעצם בכל עת. לכל אחד מגיע הפסקה מהעבודה והזמן מיילים, שיחות וכל אותם אמצעי תקשורת שקשה לנו להשאיר אחריהם. בין אם אתם יוצאים לחופשה או סתם רוצים זמן איכות עם המשפחה או החברים, הגדרת הודעת Outlook מחוץ למשרד היא הצעד הראשון להשאיר את העבודה למשך זמן מה. הנה איך לעשות זאת.
ראה גם את המאמר שלנו Dropbox לעומת Google Drive - מה עדיף?
מדוע לטרוח בהודעה שלא במשרד?
הגדרת הודעה מחוץ למשרד לא עשויה לשמח את הבוס שלך, אך לכל הפחות, היא תאפשר לכל אחד מקהילת העבודה שלך ולחיצוני חוץ לנסות להגיע אליך לתקשורת. אז מדוע חשוב להגדיר הודעה מחוץ למשרד? ובכן, למעשה, יש כמה סיבות:
זה נהדר לאפשר לקולגות, מנהלים ולקוחות שאינכם נמצאים בקשר בזמן מסוים. זה נכון במיוחד אם אתם בחופשה למשך יותר מיומיים.
זה מקצועי . אם מישהו זקוק לעזרתך במשהו או שללקוח יש שאילתה, יידע אותו שאתה לא נמצא בפרק זמן נתון זה עוזר לו. הם יודעים שהם צריכים לחכות עד שתחזור או שיוכלו לגשת למישהו אחר. שניהם עוזרים לעסק וגם לך.
זה אומר לאנשים לא להטריד אותך . אם תגדיר הודעה מחוץ למשרד, אנשים יודעים שאתה בחופשה, לוקח זמן אישי או כל דבר אחר. סביר להניח שהם יתקשרו אליך או ישלח אליך SMS אחר כך.
זה נותן לבוס שלך דבר פחות פחות להתלונן עליו . אם אתה עובד עבור בוס תובעני ומעוניין לסגת לאחור, אתה תקבל התנגדות. עם זאת, אם אתה משחק את המשחק ומתנהג באופן מקצועי, יש מעט מאוד שהם יכולים לעשות מנקודת מבט משמעתית.
אם יש דבר אחד שחשוב כשמדובר בעבודה, זה לוודא שאתה תמיד מייצג את עצמך כמקצוען במובן הבולט ביותר.
הגדר הודעת Outlook מחוץ למשרד
הגדרת הודעת תשובה מחוץ למשרד שונה מעט בהתאם לשאלה אם אתה משתמש ב- Outlook 2016 או קודם לכן או ב- Outlook בתוך Office 365. אני אחזור לשניהם.
Outlook 2016 ומוקדם יותר
יש לא מעט צעדים בתהליך אך זה די פשוט לעשות זאת.
- צור דוא"ל חדש וכתב את תשובתך מחוץ למשרד. כלול את הנושא מחוץ למשרד בנושא אך השאר את היעד ריק.
- בחר קובץ ושמור בשם.
- שמור כתבנית Outlook במקום בו כתוב שמור כסוג.
- בחר נהל כללים והתראות ובחר את החשבון שאליו ברצונך להחיל את ההודעה.
- בחר כלל חדש.
- בחר החל הכלל על הודעות שאני מקבל ולחץ על הבא.
- בחר היכן שמי בתיבה אל ולחץ על הבא ואז אישור את הקופץ.
- בחר תשובה באמצעות תבנית ספציפית ולחץ על קישור הטקסט בחלונית התחתונה.
- בחר את התבנית שיצרת קודם לכן ובחר פתח. הקש "הבא.
- בחר למעט אם זו תשובה אוטומטית כדי להימנע משליחת תשובות אוטומטיות לתגובות אוטומטיות. הקש "הבא.
- תן לכלל שם בעל משמעות וודא שההפעלה של כלל זה מסומנת.
- בחר סיום ואז אישור.
פעולה זו תיצור את התשובה האוטומטית מחוץ למשרד ותגדיר אותה פעילה. בעוד שתהליך זה מציין את החשבון בו יפעל, אתה יכול גם להגדיר אותו פעיל לכל חשבונות הדואר האלקטרוני. כשאתה מפעיל את הכלל בשלב 11, מתחת בפניך האפשרויות לבחור את הכלל שיהיה פעיל בכל החשבונות. אפשר זאת אם אתה צריך ולשמור.
כבה את הודעת המשרד מחוץ ל- Outlook
כשאתה חוזר לחופשה או כל מה שעשית, עליך לזכור לכבות את הרשאתך באופן אוטומטי.
- בחר קובץ ב- Outlook.
- בחר נהל כללים והתראות ובחר כללי דוא"ל.
- בחר את החשבון ובטל את סימון התיבה שלצד הכלל להגשת הרשאות שלך.
- לחץ על אישור כדי לשמור את השינויים.
עכשיו אתה חוזר רשמית לטחון!
הגדר הודעה מחוץ למשרד ב- Office 365
חשבונות Office 365 משתמשים ב- Exchange שבהם חשבון Outlook משתמש ב- POP, IMAP או Exchange. התהליך הוא במידה רבה זהה אך שונה דיו בכדי להצדיק את דרכו.
- בחר קובץ ותגובות אוטומטיות מתוך Outlook.
- בחר שלח תשובות אוטומטיות.
- הגדר לוח זמנים אם תרצה. זה שימושי עבור טיפוסים שכחניים כמוני שמשאירים את פעולתם האוטומטית גם כשהם חוזרים.
- ודא שהכרטיסייה בתוך הארגון שלי פעילה והוסף את ההודעה שלך.
- בחר מחוץ לארגון שלי והוסף שם הודעה רלוונטית. תלוי מי שולח לך דוא"ל מהעולם החיצון, ייתכן שתצטרך לבדוק את אנשי הקשר שלי רק אחרת דוא"ל יישלח לכולם, כולל עלוני מידע, התראות ואפילו דואר זבל.
- בחר אישור לאחר השלמת ההפעלה.
התהליך קצר מעט יותר מאשר ב- Outlook 2016 אך התוצאה הסופית זהה. היכולת לקבוע טווח זמנים היא מסודרת וכמשתמש ב- Outlook 2016, אני מקווה שתכונה זו תעבור לגירסה זו בקרוב.
כבה את הודעתך מחוץ למשרד ב- Office 365
אם אינך רוצה להשתמש בטיימר, חזור מוקדם או צריך לבטל את הודעתך מחוץ למשרד, תוכל.
- פתח את Outlook ובחר קובץ.
- בחר תשובות אוטומטיות והדגש את הכלל מחוץ לתפקיד.
- בחר אל תשלח תשובות אוטומטיות.
פעולה זו תעצור את העברת שליחת ההודעות באופן מיידי, וודא שאתה מוכן להשיב לאחר שתשבית אותן.
עכשיו אתה יודע להגדיר הודעת Outlook מחוץ למשרד אין שום תירוץ לא לקחת יותר זמן מהעבודה. בהצלחה עם זה!
