אתה לא שונא את זה רק כשאתה רוצה לקחת כמה ימי חופש ואתה ממשיך לקבל טונות של מיילים ושיחות טלפון מלקוחות או עמיתים לעבודה? בטח, אולי תודיע לחלק מהם לדעת שאתה לא נמצא, אבל מה אם הם לא יבדקו את תיבת הדואר הנכנס שלהם?
עיין גם במאמר שלנו כיצד להעביר דואר אלקטרוני אוטומטית ב- Outlook
אתה לא יכול לתקשר עם כולם אפילו כשאתה עובד, קל וחומר בזמן הפסקת זמן. עם זאת, רוב הסיכויים שתמשיך להתפוצץ על ידי מיילים הקשורים לעבודה, גם כשאתה בחופשה. למרבה המזל, יש דרך להודיע לכולם שאתה לא זמין במהלך זמן מסוים.
הגדרת משיב אוטומטי
אם אתה משתמש ב- Microsoft Outlook, קיימת שיטה מאוד פשוטה שבה אתה יכול להשתמש כדי להרחיק אנשים מגבך. קוראים לזה המשיב האוטומטי. מה שזה בעצם עושה זה לשלוח תשובה שתוכנתה מראש לכל מי שיוצר איתך קשר במהלך חופשתך.
זה יכול להיות מוגדר רק דקות, שעות, או אפילו ימים או חודשים מראש. שליחת תשובה אוטומטית יכולה להבטיח שלא תקבלי עשרות התראות דוא"ל הקשורות לעבודה מדי יום, בין אם אתה מבלה זמן איכות עם המשפחה שלך או שאתה יוצא לחוף שמש שטוף שמש.
כך תוכלו להגדיר את המשיב האוטומטי ב- Outlook ולכבות אותו כאשר כבר לא נחוץ.
הגדרת תשובות אוטומטיות
- לחץ על הלחצן שלח תשובות אוטומטיות.
- סמן את האפשרות שלח רק במהלך טווח זמן זה בתיבת הסימון.
- הזן תאריך התחלה ותאריך סיום כדי לתת לתשובה האוטומטית שלך את הפרמטרים הדרושים. השתמש בשדות זמן התחלה וזמן סיום בעת ביצוע פעולה זו.
בטח שמתם לב שיש שתי כרטיסיות:
- בתוך הארגון שלי
- מחוץ לארגון שלי
לחיצה על השדה בתוך הארגון שלי תבקש לשלוח את כל התשובות האוטומטיות לכתובות דוא"ל הרשומות לארגון בו אתה עובד (למשל האוניברסיטה או החברה שלך). כל שעליך לעשות הוא להקליד את ההודעה ולחץ על אישור כדי לשמור אותה.
האפשרות מחוץ לארגון שלי מיועדת לכתובות דוא"ל חיצוניות. כך תוכלו להשתמש בה להגדרת תשובה אוטומטית:
- ראשית, בחר בכרטיסייה מחוץ לארגון שלי.
- בדוק את האפשרות תגובה אוטומטית עבור אנשים מחוץ לארגון שלך. ניתן להגדיר זאת כך שתשלח דוא"ל לאנשי קשר אישיים בלבד או לכל מי שמחוץ לארגון.
- הזן את ההודעה בתיבת הטקסט וערוך אותה בכל דרך שתרצה.
- קבעו זמן התחלה ושעת סיום בדיוק כמו שתעשו לתשובות פנים-מהבית.
- לחץ על אישור כדי לשמור את ההודעה.
מה עם תהליך ההפעלה?
על מנת לבטל את תשובותיך מחוץ למשרד, עליך לבצע נוהל פשוט. ראשית, עליך ללחוץ על הכרטיסייה קובץ, על הכרטיסייה מידע ולאחר מכן על לחצן התשובות האוטומטיות.
תינתן לך שתי אפשרויות לתקתק:
- אל תשלח תשובות אוטומטיות
- שלח תשובות אוטומטיות
בחר באפשרות הראשונה ותכונת התשובה האוטומטית תכבה. עליכם לעשות זאת גם עבור תשובות פנים-פנים וגם חיצוניות.
המילה הסופית
שים לב שאם ברצונך להמשיך ולשלוח תשובות אוטומטיות לאנשים, תצטרך להגדיר תאריך ושעה חדשים. אם התכונה כבויה, עליך לבצע חזרה על שלבי ההפעלה ולבחור במקום זאת באפשרות שלח תשובות אוטומטיות. זה יאפשר לך לערוך שוב את שדות טווחי הזמן כמו גם להגדיר את ההודעה היוצאת.
