האם לעיתים קרובות אתה מוצא את עצמך צריך להקליד דוא"ל אחד מספר פעמים ברציפות רק כדי שתוכל לשלוח אותו בנפרד למספר אנשי קשר? אם כן, מגיב אוטומטי יכול להיות פיתרון נהדר. זה מאפשר לך להגדיר תשובה אוטומטית שתישלח כתגובה לכל הדואר הנכנס.
ישנם מצבים רבים בהם הדבר עשוי להועיל. אם אינך נמצא בתפקיד, בין אם להפסקת צהריים או לחופשה, זו יכולה להיות דרך נהדרת להגיב לדואר מבלי שתצטרך לעשות דבר.
איך זה עובד?
דואר X של מערכת ההפעלה משתמש בכללי וקריטריונים שונים בדוא"ל על מנת ליצור תשובות אוטומטיות. אם תגדיר את כל הפרמטרים כראוי, תוכל לקבל דרך גמישה מאוד להגיב לדואר נכנס כשאתה רחוק מהמכשירים שלך.
אתה יכול להגדיר קריטריונים שונים שצריך לעמוד בכדי לשלוח את ההודעה. אתה יכול לבחור להגיב לכל הדואר או רק לכתובות הספציפיות שאתה מזין. בנוסף, תוכלו גם ליצור הודעות שונות עבור קטגוריות שונות של שולחים, כך שכולם יקבלו מענה מתאים.
כיצד להגדיר מגיב אוטומטי
למרבה המזל, הגדרת תכונה זו אינה דבר שקשה לעשות. בטח, זה אולי נשמע מורכב בהתחלה, אך סמוך ובטוח שתוכל לעשות זאת גם אם אינך אדם בעל ידע טכני. להלן השלבים שעליך לבצע:
- פתח את אפליקציית הדואר, עבור אל תפריט 'דואר' ובחר 'העדפות'.
- ברגע שאתה רואה את הכרטיסייה 'כללים', לחץ על 'הוסף כלל'.
- תחת 'תיאור', כתוב את שם המגיב האוטומטי באופן שיאפשר לך להבדיל אותו בקלות מהאחרים. לדוגמה, אתה יכול להקליד 'תגובה אוטומטית לחופשה'.
- בחר בקריטריונים שצריך לעמוד בהם. אתה יכול לבחור אם יש לעמוד בכל הקריטריונים או רק לאחד או יותר מהקריטורים שקבעת.
הקריטריונים שתגדירו יקבעו את מקבלי התשובה האוטומטית. לדוגמה, אתה יכול לבחור 'כל הודעה' כדי לענות לכל הדואר הנכנס עם אותה הודעה. אתה יכול גם להגדיר כתובת ספציפית על ידי הקלדת כתובת הדוא"ל עליה ברצונך להשיב.
נוסף על כך, אתה יכול לבחור את אנשי הקשר שלך, השולחים הקודמים או ה- VIP כמקבל התשובה האוטומטית.
- תחת ההגדרה 'בצע את הפעולה הבאה', בחר 'השב להודעה' ולחץ על 'השב טקסט הודעת'.
- בעת הקלדת ההודעה, הקפד לכלול את כל המידע הדרוש. אם אתם בחופשה, יידעו אנשים מתי הם יכולים לצפות מכם לשיחה. אם אינך מגדיר קטגוריה מסוימת של נמענים, הקפד לא לחשוף יותר מדי מידע אישי.
- כאשר אתה מרוצה מההודעה שלך, לחץ על 'אישור'. אם האפליקציה שואלת אותך 'האם אתה רוצה להחיל את הכללים שלך על הודעות בתיבות דואר שנבחרו?' בחר 'אל תחול', מכיוון שהדבר ימנע ממנו לשלוח מאות תשובות בדוא"ל לשיחות הקיימות שלך.
לאחר שתסיים, אתה יכול לשלוח לעצמך דוא"ל כדי לוודא שהמשיב האוטומטי עובד. אם תרצו, תוכלו גם ליצור כללים מורכבים יותר עם תאריכים ספציפיים, דואר מתחומים שנבחרו ועוד.
כיצד להשבית מגיב אוטומטי
אם אינך זקוק יותר למשיב האוטומטי, תוכל להשבית אותו בכמה לחיצות. הנה מה שאתה צריך לעשות:
- בתוך אפליקציית הדואר, עבור אל 'דואר' ולחץ על 'העדפות'.
- עבור אל 'כללים' ובטל את סימון התיבה לצד המגיב האוטומטי שיצרת.
אם לא תעשה זאת, המגיב האוטומטי יישאר פעיל כל עוד הוא מופעל ואפליקציית הדואר פתוחה. זה יכול ליצור בלבול, לכן הקפד לבטל את התכונה הזו ברגע שאתה בטוח שאתה לא צריך אותה יותר.
המילה הסופית
המגיב האוטומטי הוא תכונה נהדרת המקלה על הטיפול בדואר נכנס. אם עקוב אחר הצעדים המתוארים לעיל, לא אמורה להיות לך שום בעיה שמאפשרת זאת במחשב ה- Mac שלך. ברגע שתוכלו לעשות זאת, תוכלו ליהנות מהתרחקות מהדוא"ל שלכם ולתת לאפליקציה לבצע את העבודה.
למרות שהוא משמש לרוב לעבודה, תכונה זו יכולה להיות מאוד שימושית גם לדואר אישי. מלבד המגיב האוטומטי בלבד, ישנם עוד כללים וקריטריונים שימושיים אחרים שניתן להחיל עליהם. אתה יכול לבחור למחוק דואר באופן אוטומטי, לבצע פעולות מסוימות בתאריכים ספציפיים, להעביר הודעות מסוימות באופן אוטומטי ועוד ועוד.
אל תהסס לעבור על כל הכללים הזמינים כדי למצוא את אלה שיאפשרו לך להפוך את הדוא"ל שלך לאוטומטי באופן המתאים ביותר לצרכים שלך.
