אם אתה משתמש ב- G Suite - מערך היישומים בתשלום של גוגל הכולל Gmail, Docs, Drive ויומן עבור ארגונים - אתה יכול להשתמש בתכונה ידועה מעט המאפשרת לך להגדיר תאריכי תפוגה עבור קבצי Google Drive משותפים. היכולת להגדיר תפוגה על קובץ משותף מועילה לשיתוף נתונים באופן זמני עם צוותים אחרים או קבלנים חיצוניים מבלי להעניק להם גישה בלתי מוגבלת. זה נהדר גם לשיתוף טיוטות של פרויקטים שיתופיים, כך שתוכל להבטיח שאיש בצוות שלך לא ניגש בטעות לעותק לא מעודכן של הנתונים שלך.
תמיד תוכלו לבטל את שיתוף הקובץ באופן ידני, אך עליכם לזכור לעשות זאת עבור כל קובץ משותף. אם אתה משתף המון קבצים עם המון אנשים שונים, הדבר עלול להפוך לבלתי מעשי, וכאן הגדרת תאריכי תפוגה אוטומטיים כפי שאתה מתחיל לשתף את הקבצים באמת מועיל. אז הנה כיצד לקבוע תאריכי תפוגה בקבצים משותפים של Google Drive.
מגבלות תאריכי תפוגה עבור קבצי Google Drive משותפים
ראשית, בואו נבהיר כי תכונת תאריך התפוגה האוטומטי זמינה כרגע רק למשתמשים בשירות G Suite בתשלום. זה אינו זמין למשתמשי חשבון Google בחינם או לאלה שעדיין נמצאים במהדורה החינמית מדור קודם של G Suite.
כמו כן, שים לב כי המגבלה לעיל מתייחסת רק ליכולת לקבוע תאריכי תפוגה משותפים של Google Drive. המשתמשים אליהם אתה משתף קובץ עם תאריך תפוגה אינם צריכים להחזיק חשבון G Suite בתשלום או להיות חלק מארגון ה- G Suite שלך (אם כי תצטרך לוודא שיש להם את ההרשאות הנכונות עבור הקבצים המשותפים שלך, נדון בהמשך).
קביעת תאריך תפוגה לקובץ Google Drive משותף
כדי להתחיל, היכנס לכונן Google שלך, וודא שאתה משתמש בחשבון G Suite הנכון.
לחלופין, אם כבר יש לך את הקובץ פתוח, תוכל ללחוץ על כפתור השיתוף בפינה השמאלית העליונה.
לאחר ששיתפת את הקובץ עם המשתמשים המתאימים, לחץ על הטקסט המשותף עם הטקסט למעלה או על הלחצן מתקדם בפינה השמאלית התחתונה. מרשימת המשתמשים שמופיעה, רחף עם הסמן מעל אחד המשתמשים ותראה סמל שעון עצר / שעון.
לחץ על סמל זה ואז בחר את תקופת התפוגה הרצויה מהתפריט הנפתח שלצד תפוג גישה:
לאחר שתסיים, הקפד ללחוץ על כפתור שמור השינויים הכחול כדי לאפשר את תאריך התפוגה האוטומטי. לאחר תאריך זה, למשתמש שלך כבר לא תהיה גישה לקובץ. כדי למנוע מהם להוריד אותו ולעקוף את הגדרות התפוגה שלך, וודא שההרשאות שלהם מוגדרות לצפייה או תגובה ואז סמן את התיבה בתחתית חלון השיתוף שכותרתה השבת אפשרויות להורדה, הדפסה והעתקה עבור מגיבים וצופים. .
באפשרותך להתאים או לבטל את תפוגת השיתוף על ידי חזרה לתפריט זה, לחיצה נוספת על סמל השעון ואז לחץ על ביטול תפוגה .
יש לי סוויטת G אבל אני לא רואה את אייקון השעון
אם עקבת אחר הצעדים הבאים בחשבונך אך אינך רואה את סמל שעון / שעון העצר כמתואר לעיל, סביר להניח כי אין לך חשבון G Suite תואם. כאמור, גוגל מגבילה למרבה הצער את יצירת תאריכי התפוגה של קבצים משותפים למשתמשים בשירות G Suite הנוכחי.
לרוע המזל, גוגל לא הייתה ברורה מאוד לגבי השינויים בשירות שלה במהלך השנים, כך שגם אם יש לך חשבון G Suite, יתכן שהוא נוצר תחת שירות ה- G Suite "מדור קודם" והוא לא תואם לזה תכונה. מבלבל, לא?
אך זכור, אתה זקוק רק לחשבון G Suite מודרני כדי ליצור תאריכי תפוגה לקבצים משותפים. כל עוד יש לך חשבון תואם זה, אתה יכול לשתף ולהגדיר תאריכי תפוגה לכל סוג של חשבון Google, בתוך הארגון ומחוצה לו.
