אם הארגון שלך משתמש ב- Google Docs או ב- G Suite או שאתה עובד עם ארגונים שעושים זאת, לדעת מי צפה באיזה מסמך ומתי יכול להיות מידע שימושי. מהבטחת כולם לקרוא טיוטה, תנאים והגבלות, ההגשה, המדיניות והנהלים האחרונים שלך, או מסמך חשוב אחר כלשהו, היכולת לראות מי עשה מה ומתי הוא מרכיב חיוני בכל סיטואציה שבה חשיבות באחריות.
ראה גם את המאמר שלנו כיצד להתקין גופנים מותאמים אישית עבור Google Docs
עד לאחרונה לא יכולת לראות מי צפה ב- Google Doc שלך. אתה יכול לראות מי ערך את זה אבל לא מי פשוט קרא את זה. אם הם לא שמרו, ערכו או השאירו תגובה, לא היה לכם מושג אם אדם מסוים קרא בכלל את הגרסה האחרונה של המסמך. כמו כן, מכיוון שאתה יכול לשתף את Google Docs עם הרשאות לקריאה בלבד, אתה יכול לשתף את המסמך עם אנשים מסוימים מתוך כוונה שהם יבחנו את המסמך אך לא יבצעו שינויים.
עכשיו, אם אתה עובד בתוך ארגון אתה יכול להגדיר דברים כך שתוכל לראות מי צפה ב- Google Doc שלך. עדיין אינך יכול לראות מי צפה ב- Google Doc שלך אם אתה משתמש ב- Google Doc בגירסה החינמית של Google Apps.
גוגל הוסיפה לאחרונה את היכולת לראות מי צפה ב- Google Doc שלך ל- G Suite, הכולל את Google Apps ואירוח דוא"ל אמין. G Suite פופולרי מאוד בקרב עסקים קטנים ובינוניים שרוצים להקים אירוח דוא"ל לשם הדומיין של החברה.
צג הפעילות של G Suite
אם אתה משתמש ב- G Suite בארגון ושיתפת עם Google Doc עם אחרים לצורך שיתוף פעולה או סתם כדי לקרוא את המסמך, אתה יכול להשתמש במוניטור הפעילות כדי לראות את "תצוגת ההיסטוריה" של קובץ Google Doc.
- פתח את Google Doc שעבורו תרצה להסתכל בהיסטוריית התצוגה
- לאחר מכן לחץ על סמל החץ המגמה כלפי מעלה בפינה השמאלית העליונה או עבור לתפריט הנפתח כלים
- פתח את צג הפעילות
- לאחר מכן לחץ על כל הצופים בכרטיסיית הארגון שלך
תהליך זה יאפשר לכם לעקוב אחר תצוגות במסמך, כולל התאריך והשעה של התצוגה האחרונה עבור כל צופה. אם אינך רואה את האפשרות היסטוריית תצוגה ב- Google Doc שלך, סביר להניח שאתה מחובר לגירסה החינמית של Google Docs המצורפת לכל חשבון Google Apps שאתה מקבל באמצעות חשבון Gmail.
מגמות צופים והערות
בנוסף לראות מי צפה ב- Google Doc שלך ומתי מעקב אחר הפעילויות מאפשר לך גם לראות מגמות לגבי אנשים שצפו במסמך או הגיבו עליו.
מגמת צופים - מראה לכם תרשים עמודות של מספר הצופים הייחודי לאורך כל פרק זמן שתבחרו בין 7 ימים ל"כל הזמנים "
מגמת הערות - מראה לכם תרשימי עמודות של מגמת התגובות לאורך כל פרק זמן משבעה ימים ל"כל הזמנים "
כבה את תצוגת ההיסטוריה
אתה יכול לכבות את התכונה אם אתה עובד על קובץ סודי או משהו שאינו לצריכה ציבורית. אמנם זה לא מוסיף לפרטיות, אבל זו הגדרה להגדיר את התודעה בנוחות.
- פתח את Google Doc
- לחץ על החץ המגמה כלפי מעלה בפינה השמאלית העליונה של המסמך שלך או עבור אל כלים מהתפריט הנפתח
- פתח את צג הפעילות
- תחת הגדרת מסמך, החלף את הצג היסטוריית התצוגה שלי כדי לכבות את המסמך הזה
ראה מי שינה את Google Doc שלך
ספירת תצוגות מועילה לחשבון ועל מנת לוודא שהאנשים שאתה שולח מסמך לקרוא אותם בפועל, אך בקרת הגרסאות חשובה יותר. במיוחד אם אתה עובד בענף מוסדר. בקרת גרסאות היא משהו שגוגל דוקס עשה במשך זמן מה ויראה מי ערך מסמך, שמר או שיתף אותו.
אם אתה מעוניין בבקרת גרסאות או שאתה רוצה לוודא שאיש לא ביצע שינויים שאסור להם בלי לנעול את הקובץ, תוכל לגלות זאת.
- פתח מסמך Google שאליו ברצונך לעקוב
- בחר היסטוריית קבצים וגרסאות
- בחר ראה היסטוריית גרסאות
חלון המחוון אמור להופיע בצד ימין של המסך שלך, המציג כל שמירה ועריכה של המסמך המדובר. בהתאם לאופן הגדרת G Suite או Google Docs, אתה יכול גם לראות נתונים אלה על ידי בחירת הקישור 'העריכה האחרונה הייתה …' בראש המסמך. זה לוקח אותך לאותו מקום בדיוק.
בתוך חלון השקופיות, תהיה לך גם אפשרות להציג את הגירסה הקודמת של המסמך לפני ביצוע העריכות. זה חיוני לבקרת גרסאות מכיוון שיש לך מסלול ביקורת של אילו שינויים בוצעו, מתי ומי. זה שימושי גם אם ביצעת כמה שינויים, ישן עליו, שינה את דעתך ורוצה להחזיר אותם.
ראה מי שיתף את Google Doc שלך
אתה יכול גם לראות מי שיתף את Google Doc שלך ומתי. אתה יכול גם לראות את הגדרות השיתוף כך שתוכל לשלוט טוב יותר על הגישה למסמך שלך.
- פתח את Google Drive ובחר בסמל ה'אני 'העגול בפינה השמאלית העליונה
- בחר פעילות מהמחוון שמופיע מימין
עליך לראות אם המסמך הוא או משותף, מי ערך לאחרונה את המסמך ומתי ננקטה הפעולה האחרונה עליו. זה קצר אבל אומר לך מה שאתה צריך לדעת.
תוכל גם לבדוק מתוך המסמך על ידי בחירה בשיתוף. שמות של אנשים יופיעו בחלון הקופץ. אם ישנם מספר אנשים, בחר שם ורשימת כל השמות תופיע.
כך ניתן לראות מי צפה ב- Google Doc שלך, שינה אותו, שיתף אותו או עשה איתו אינטראקציה בכל דרך שהיא. זה עובד רק עבור G Suite ו- Google Docs הרשומים לארגונים ולא אנשים פרטיים, אבל זה עובד!
