כיצד להעביר מסמכים בנקודה חדה

ניהול מסמכים הוא אחד הדברים החשובים ביותר ב- SharePoint. בעסקים, מסמכים הם לרוב דברים מתפתחים. הם עשויים להתחיל ב- OneDrive for Business ולגמור באתר הצוות של הארגון. לעתים קרובות מסמכים משנים מיקומים ולכן לדעת קריאת התוספות והיציאות של העברת מסמך ב- SharePoint.

מספר דרכים לעשות זאת

קישורים מהירים

• מספר דרכים לעשות זאת
  • 1. סייר הקבצים
  • 2. עבור אל / העתק אל
  • 3. ניהול תוכן ומבנה
  • 4. מארגן תוכן
  • 5. כלי ההגירה של SharePoint
  • 6. מוצרי צד ג '
  • 7. פיתרון מותאם אישית
• בחר את השיטה שלך

כל מי שעבד ב- SharePoint יודע שיש דרכים רבות לבצע משימה מסוימת. העברת מסמכים אינה יוצאת דופן. בין אם בסופו של דבר אתה משתמש סייר קבצים או כלי הגירה תלוי במספר גורמים, כגון מספר המסמכים שהועברו, חשיבות שמירת היסטוריית הגרסאות, מטא נתונים ועוד.

1. סייר הקבצים

כדי להזיז מסמך באמצעות סייר הקבצים, פתח הן את ספריות היעד והן את ספריות מסמכי המקור (לא משנה אם זה אותו אתר). בחר סייר הקבצים בתפריט הנפתח. זה פותח תצוגת סייר עבור כל אחת מהספריות. השתמש בגרירה ושחרור כדי להזיז פריטים בין שתי תצוגות הסייר.

אתה יכול להזיז גם תיקיות וגם קבצים ולשמור על סוגי תוכן אם למיקומי המקור וגם למיקוד היעד יש סוגי תוכן מוגדרים. שיטה זו שומרת גם על מטא נתונים מותאמים אישית אם מוגדרים הן מיקומי המקור והן היעד באמצעות אותן מטא נתונים.

עם זאת, התהליך הוא ידני וזה יותר עותק מאשר מעבר, מה שאומר שאתה צריך למחוק את פריטי המקור לאחר המעבר. זה לא שומר על היסטוריית הגרסאות או את נוצר, נוצר על ידי, שונה ושונה על ידי מאפיינים.

2. עבור אל / העתק אל

למרות שימושי ופשוט, המעבר לפקודות והעתקה לפקודות זמין רק ב- SharePoint Online. אפשרות זו מאפשרת לך להעביר מסמכים מ- OneDrive for Business או SharePoint ליעד ב SharePoint או OneDrive. בחר את הקובץ ולחץ על אחת משתי הפקודות. האפשרות העבר אל תעביר את המסמך שלך עם מטא נתונים והגנת היסטוריית גרסאות לתיקיה אחרת באותה ספריה, לספריה אחרת או לאתר אחר.

שיטה זו מושלמת עבור משתמשי קצה, מכיוון שהיא פשוטה וישירה. זה מאפשר לך להעתיק ולהעביר גם קבצים ותיקיות. הדבר הטוב ביותר הוא שהוא שומר על סוגי תוכן, היסטוריית גרסאות מטא נתונים מותאמות אישית, והנוצר, נוצר על ידי, עבר ושונו על ידי מאפיינים. עם זאת, הפקודה ' העתק אל' שומרת רק על הגרסה העדכנית ביותר - החיסרון העיקרי הוא כמובן העובדה ששיטה זו בלעדית ל- SharePoint Online.

3. ניהול תוכן ומבנה

אם תאפשר את תכונת תשתית הפרסום של SharePoint Server, תוכל לראות קישור ניהול תוכן ומבנה כשאתה מנווט אל ניהול האתר . באמצעות תכונה זו, באפשרותך להעביר / להעתיק מסמכים. זהו אחד הפריצים הטובים ביותר שיעזרו לך להעביר מסמכים מרובים בו זמנית תוך שמירה על היסטוריית הגרסאות, שנוצרו, נוצרו על ידי, שינו ושונו על ידי מאפיינים. סוג התוכן והמטא נתונים נשמרים גם הם בשיטה זו.

עם זאת, תצטרך להפעיל את תכונת הפרסום. גם אז לא תוכלו להעביר תיקיות מרובות. אולי החיסרון הגדול ביותר בשיטה זו הוא שאתה צריך להיות בעל אתר כדי להשתמש בה. אה, וזה עובד רק באתר אחד.

4. מארגן תוכן

פשוט הפעל את התכונה ארגונית התוכן ואז בחר את כללי הניתוב שבהם ברצונך להשתמש והכניס את המסמך שברצונך להעביר לספריה הנפתחת. שיטה זו מאפשרת לך גם להעביר מסמכים לכל אתר אחר. זה לוקח זמן לקבוע את התצורה, אך עליך לעשות זאת רק פעם אחת. הוא שומר גם על סוגי תוכן ומטא נתונים מותאמים אישית.

הוא אמנם לא שומר על היסטוריית הגרסאות ומחייב מנהל מערכת, אך יש לו תכונה שימושית המאפשרת לך לנתב את המסמך לתיקיה.

5. כלי ההגירה של SharePoint

מיקרוסופט יודעת שהעברת מסמכים ב- SharePoint יכולה להיות מעט טריקית. זו הסיבה שהחברה המציאה את כלי ההגירה החינמי של SharePoint. כלי זה מטפל בכל דבר מהעברות קטנות לגדולות שיכולות לכלול קבצים, תיקיות ואפילו רשימות מאתר SharePoint שלך. הפריטים מועברים ל- OneDrive או SharePoint.

היתרון הבולט ביותר בשיטה זו הוא יכולתו של הכלי להתמודד עם הגירות גדולות. זה גם יכול להתאמה אישית ושומר על היסטוריית הגרסאות. עם זאת, הוא אינו תואם לגרסאות SharePoint לפני 2013. לעומת זאת, חלק ממוצרי הגירה של צד שלישי ניתנים להתאמה אישית משמעותית.

6. מוצרי צד ג '

רוב מוצרי ההגירה של מסמכים של צד שלישי איכותיים אינם בחינם, אך הם נוטים לביצוע בצורה פנטסטית, במיוחד עבור הגירות רחבות היקף. הם נוטים להיות ניתנים להרחבה ולהתאמה אישית רבה. מרבית המוצרים הללו מסוגלים לשמור על הכל, כולל סוגי תוכן, מטא נתונים, כל המאפיינים והיסטוריית הגרסאות.

מצד שני, שיטה זו אכן עולה כסף. כשאתה מחשיב את העובדה שאתה משלם עבור כלי שיעזור לך להעביר מסמכים, תתחיל לתהות מדוע SharePoint כבר לא מגיע עם אפשרות ידידותית למשתמש. חסרון נוסף כאן הוא שמוצרי צד ג 'דורשים מנהל מערכת כדי להגדיר אותם ולהפעיל אותם.

7. פיתרון מותאם אישית

לבסוף, אתה יכול לקוד פיתרון מותאם אישית משלך באמצעות מגוון טכניקות כגון REST API. משתמש הקצה לא צריך לנתב שום דבר, אתה יכול להתאים אישית כמה שתרצה, ותוכל לוודא שהכל יישמר בתוך המסמכים. מצד אחר, אתה צריך להיות מסוגל לקוד ולבלות זמן בכתיבה ושמירה על הקוד, דבר שיכול להיות מסובך במיוחד בזמן עדכוני המוצר.

בחר את השיטה שלך

ישנן אפילו יותר שיטות להעברת מסמכים ב- SharePoint, אך אלה אמורות לכסות את מרבית הצרכים שלך. שקול קודם מה שאתה צריך, ובקרוב תדע בדיוק באיזו שיטה להשתמש לכל אחד.

איזו אחת מהשיטות הללו אתם מעדיפים? האם השתמשתם ביותר מאחד? דונו.