Google Docs הוא דרך מהפכנית לניהול קבצים ומסמכים בעידן המודרני. זה מאפשר לך לשתף פעולה באופן מיידי עם משתמשים שונים תוך מתן גישה למידע מכל מכשיר עם חיבור לאינטרנט.
ראה גם את המאמר שלנו כיצד למחוק את כל המסמכים במסמכי Google
עם זאת, כשאתה עובד ב- Google Docs - במיוחד אם אתה מנהל קבצים אלה כל יום - חיוני שתקפיד להיות מסודר להפליא. אם לא, אתה מסתכן באבדן נתונים חשובים ובזבוז זמן בחיפוש אחר דברים שהיית יכול למצוא מייד.
כדי לעזור בארגון ב- Google Docs, אתה רוצה להשתמש בתיקיות. התיקיות הן נהדרות מכיוון שהן עוזרות לכם לקבץ רעיונות לנושאים שונים לפלח דיגיטלי אחד. אתה יכול להשתמש בהם כדי לארגן לפי מקום עבודה, קונספט, קטגוריה ועוד. עם זאת, Google Docs לא יכולים ליצור תיקיות בפני עצמה. במקום זאת, אתה למעשה יוצר אותם בתוך Google Drive - מערכת שמתחברת ישירות לתוכנת Google אחרת. אל תדאג; התהליך עדיין פשוט להפליא.
במדריך זה, אנו נראה לך כיצד ליצור תיקיה בכונן Google כדי לארגן את Google Docs שלך.
כיצד להכין תיקיה ב- Google Drive
כדי ליצור תיקיה בכונן Google, תרצה לפתוח את הדפדפן המועדף עליך. לאחר מכן נווט אל Google Drive, היכנס, ותהיה לך גישה לכל הקבצים והמסמכים שלך לפניך.
מכאן, אתה יכול ליצור מסמך חדש לארגון או לבחור את המסמכים שכבר יש לך שצריך להציב.
ארגון בתוך המסמך
אם אתה נמצא במסמך של Google Docs, אתה יכול לעבור למפתח התיקיה שליד הכותרת. משם ניתנת לך האפשרות לתת שם לתיקיה חדשה או להוסיף את המסמך לתיקיה קיימת. אם ברצונך להוסיף לתיקיה קיימת, לחץ על התיקיה המיועדת ובחר "העבר לכאן" והמסמך ימוקם במרחב החזקה הדיגיטלי.
ארגון מחוץ למסמך
כידוע, Google Drive מנהל את Google Docs, Google Sheets ו- Google Slides. זה מאפשר לך לארגן את כל שלושת המקטעים ורעיונות הנושא לאחד.
כשאתה נמצא ב- Google Drive אך לא נמצא במסמך ספציפי כלשהו, אתה תהיה ברשימה של כל הקבצים שלך. כדי לארגן אותם, עברו לפינה השמאלית העליונה ובחרו בלחצן "חדש". מרשימה נפתחת זו, גלול למטה לקטע "תיקיה", ותופיע אחת חדשה. תן שם לתיקיה והיא תופיע ברשימת המסמכים שלך.
הרשימה מציבה תיקיות גבוהות יותר מקבצים, אז קחו זאת בחשבון. בתפריט זה, יש לך כמה אפשרויות שונות לארגון. אתה יכול לגרור את הנתונים שלך מעל לתיקיות, וזה יציב אותם שם. לחלופין, אתה יכול ללחוץ באמצעות לחצן העכבר הימני על קובץ ולבחור באפשרות 'העבר אל', והוא יספק רשימת תיקיות בהן תוכל להעביר את המסמך.
שתיהן מהירות להפליא, וכל דרך תעשה בדיוק את מה שאתה צריך כדי לעשות: ארגן את הקבצים והמסמכים שלך.
ניהול תיקיות
לאחר שתארגן את הקבצים שלך, אתה יכול להיכנס לרמה חדשה של סדר: ארגון תיקיות.
ניתן להעתיק ולהדביק תיקיות, להעביר אותן לתיקיות משנה, למחוק אותן ועוד. כדי לנהל תיקיה, לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על אותה ברשימה ובחר באיזו אפשרות תרצה מהתיבה הנפתחת שהתקבלה.
תיקיות גם מקלות על שיתוף קבוצות של מסמכים עם משתמשים אחרים. במקום לשתף כל קובץ מעצמו, תוכלו ליצור תיקיה לגיבוש מסמכים שונים בתוכם ולאפשר לאחרים לנהל אותו. על ידי שיתוף קישור זה, משתמשים עם גישה יכולים להעלות מסמכים חדשים, לגשת לאחרים ועוד הכל בזמן אמת. כבר לא צריך לחכות להעלאת מסמך ואז לשתף אותו ידנית לאחר המתנה כל הזמן הזה - תלונה נפוצה עם משתפי פעולה תכופים ב- Google Drive.
יכולות חיצוניות
ניתן גם לפתוח תיקיות Drive ביישומים אחרים כמו אפליקציית הצ'אט העסקי, Slack או אפליקציית הניהול, Airtable. לתיקיות יכולות להיות גם צבעים שונים ותוכלו לככב בהן כדי לגשת אפילו יותר בקלות. האפשרויות לארגון קבצי Google Drive שלך הן אינסופיות.
עכשיו כשאתה יודע לארגן את קבצי Google Drive שלך, וודא שאתה מקדיש זמן לבחון את התהליך הטוב ביותר עבורך. יש אנשים שאוהבים תיקיות שונות לכל דבר, בעוד שאחרים מעדיפים לגבש קבוצות גדולות לתיקיה אחת עם תיקיות משנה בתוכה. כך או כך, מערכת הארגון הפנטסטית של גוגל דרייב תספק לך את הכלים להשאיר את העבודה שלך קדימה במקום לבזבז זמן בחיפוש אחר מסמכים וקבצים שונים.
