Microsoft Excel שלטה בשוק הגיליונות האלקטרוניים במשך שנים רבות. המשתמשים העסקיים והביתיים מסתמכים על Excel כדי לארגן ולנתח את הנתונים שלהם. בין אם מדובר ברשימות צ'קים, תקציבים ורשומות פיננסיות, גרפים, או כל סוג אחר של מערך נתונים, Excel מקל על ארגון המידע שלך. היו אלטרנטיבות במחירים נמוכים יותר, ואפילו במקרים מסוימים בחינם - אבל אם היית רוצה את תוכנית הגיליון האלקטרוני החזקה ביותר שניתן להעלות על הדעת, היית רוצה להשתמש ב- Microsoft Excel.
עיין גם במאמר שלנו כיצד להסיר כפילויות בגליונות גוגל
אולם בשנת 2006 החל חלופה נוספת להיווצר. זה כאשר גוגל הפיצה גיליונות, כחלק מחבילת המשרדים מבוססת האינטרנט שלה לטקסט, גיליונות אלקטרוניים ומצגות. תהליך הפיתוח נמשך שנים, וכעת ל- Sheets - למרות שעדיין לא הייתה התאמה של קילוגרם לקילו עבור Excel - יש אחוז גדול מהפונקציונליות הסטנדרטית של Excel. Sheets לא עולה למשתמשים שלה מאות דולרים לרכוש - למעשה, זה בחינם לחלוטין. אמנם זה לא מוצר מושלם, אבל מי שמחפש כלי גיליון אלקטרוני סולידי ברמת הצרכן ממש לא צריך להיראות רחוק יותר מ- Google Sheets. גיליונות לא יכולים לעשות את כל מה ש- Excel יכולה לעשות, אבל רוב הסיכויים שאתה לא צריך את זה כדי לעשות את כל מה ש- Excel יכול לעשות. אם Sheets עושה את כל מה שאתה צריך לעשות, אינך צריך לקנות Excel.
עם זאת, האמת היא שלגיליונות יש עדיין מגבלות רבות וכמה דברים שהם מה בכך ב- Excel הם קצת יותר עבודה ב- Sheets. כנראה נתקלת בבעיה בה אתה מוסיף בטעות רשומות כפולות לגיליון האלקטרוני שלך. אחרי הכל, ככל שתוסיפו יותר נתונים, כך גדל הסיכוי שתכניסו בטעות נתונים כפולים לגיליון אלקטרוני, דבר שיכול לזרוק את מערך הנתונים שעבדתם כל כך קשה להרכיב. זה מספיק גרוע, אבל החלק הגרוע ביותר מתרחש בהמשך כשמנסים להשקיף על העבודה שלך. מכיוון שגיליונות אלקטרוניים יכולים להיות מסמכים ארוכים, קשה להבחין ולהסיר כפילויות ככל שעובר הזמן, מה שמוביל לשגיאות חישוב בעבודה שלך ללא מקור ברור מאיפה הבעיה באה.
למרבה המזל, מצאנו כמה שיטות שונות להדגשת כפילויות בתוך גיליונות גוגל. חשוב שהשיטה שלנו לא תסיר אוטומטית מידע כפול, מכיוון שלא כל הכפילויות הן שגיאות. אבל אם זה רק מודגש, תוכלו לקבוע אילו לא צריכים להיות שם בעצמכם, מבלי שתצטרכו לסרוק את הגיליון האלקטרוני כולו., אני הולך להראות לך כמה דרכים שונות להדגיש או להסיר נתונים כפולים בגיליונות.
מכיוון שאנו מעוניינים ש- Google Sheets יבהיר אוטומטית את המידע שלנו עבורנו, אנו נשתמש בנוסחה כדי להורות ל- Sheets להביא ולהדגיש מידע ספציפי וייחודי. ישנן למעשה שתי דרכים לאלץ את הגיליונות להדגיש מידע שהועתק: הראשון מדגיש את כל המידע המשוכפל לאישור ידני, ואילו השני יעתיק תאים ייחודיים לטור שנבחר, יאפשר לך לבדוק הבדלים ולמחוק במידת הצורך.
שיטה 1: הדגש כפילויות באמצעות צבע
ככל היכולת לזהות שגיאות בגיליונות האלקטרוניים שלך, השימוש בבלטות צבע כדי להדגיש את כל המידע שהוגש בצורה שגויה זו הדרך הבולטת ביותר והנראית לעין ביותר. על ידי הדגשת מידע, קל לזהות את הטעויות במהירות רבה, מכיוון שאתה פשוט יכול לרוץ את רשימת התוכן שאתה צריך לזהות. אנו נשתמש בסימן אדום בשלב זה כדי לזהות את התוכן הכפול שלנו, מכיוון שאדום תופס את העין (במיוחד בהשוואה לתכנית הצבעים הלבנים והאפורים של גיליונות) והוא הצבע האוניברסאלי להודעות שגיאה.
התחל בפתיחת קובץ ה- Sheets שברצונך לבדוק. תרצה לוודא שהמידע שלך מסודר היטב על ידי העמודה והשורה, על מנת לבדוק בקלות את התוכן במסמך; אין צורך להקשות על העבודה שלך. כעת, סמן את העמודה שברצונך למיין בראש המסמך ובחר באפשרות עיצוב בתפריט העליון של המסמך. בחר "עיצוב מותנה" מרשימת האפשרויות בתפריט זה, ותפריט חלופי יופיע בצד ימין של התצוגה. בתפריט זה, בחרו את הטווח באמצעות שילובי האות והמספר המתאימים (לדוגמה, A1 עד A76).
לאחר שבחרת את התוכן שלך, שנה את "עיצוב תאים אם" ל"נוסחה מותאמת אישית "בתפריט הנפתח והקלד או הדבק את הדברים הבאים ללא ציטוטים:" = countif (A: A, A1)> 1 "בתיבה שמתחת התפריט שלך. זה ישלים את הנוסחה לתוכן שלך. לאחר הגדרה זו, שנה את סגנון העיצוב כדי להדגיש את התוכן שלך עם רקע של תא אדום ולחץ על הסמל סיים בתפריט. כעת גיליון האלקטרוני שלך ידגיש את התאים הכפולים באדום ותוכל לסרוק את הבחירה עבור כל כפילויות. ודא שכל הכפילויות הקיימות נכונות, ואז מחק את אלה שאינן. סגור את תפריט העיצוב ותוכל להחזיר את הצבע הרגיל לתאים שלך.
שיטה 2: העתק רק תאים ייחודיים
לחלופין, אם אתה מעדיף למיין את הנתונים הגולמיים שלך באופן אוטומטי, העתקה של תאים ייחודיים בלבד בתאים המשוכפלים יכולה להיות שימושית באמת למיון ולסינון מהיר. אם אתה בטוח שהמידע שלך נכון ואתה מעדיף פשוט להסיר את המידע הכפול שאינך זקוק לו, עליך לנסות שיטה זו במקום זאת.
בדומה לשלב האחרון, התחל בפתיחת המסמך שברצונך למיין בתוך גיליונות גוגל. הדגש את העמודה שברצונך לערוך. לאחר שהדגש את התא, לחץ על תא ריק בחלק העליון של העמודה הריקה כדי לוודא שהמידע שלך מועבר לצד התרשים. העמודה הזו תשמש להצגת תוצאות המיון והנוסחה שלך למטה. כעת, בחלק העליון של המסמך בתיבת הקלט הנוסחה, הקלד או הדבק את הדברים הבאים ללא ציטוטים: "= UNIQUE ()". נוסחה זו תאמר לגיליונות להעתיק ולהציג רק כניסות תא ייחודיות, ולהתעלם מכל מידע שמעתיק או משכפל תאים אחרים. בתוך הסוגריים של הנוסחה שלמעלה, הקפד להקליד את קואורדינטות התא בשיטת הגיליון האלקטרוני הרגיל (לדוגמה, הקלדה (A1: A75) תסרוק את כל המידע מעמודה A שורה 1, לעמודה A בשורה 75). לאחר שהזנת את המידע החדש, לחץ על Enter כדי להעביר את הנתונים החדשים שלך לעמודה שציינת קודם. לאחר סיום זה, תוכלו לבדוק באופן ידני או לייבא את הנתונים לגיליון האלקטרוני העובד שלכם.
שיטה 3: שימוש בתוסף
נציין כי ישנם מספר תוספים הזמינים לשימוש עם גיליונות מקוונים דרך חנות האינטרנט של Chrome, כולל כלי להסרת רשומות נתונים כפולות אוטומטית מהמסמך. "הסר כפילויות" הוא כלי בשם ראוי המוצע על ידי יכולות המפתח המאפשר למפתחים במהירות למצוא כפילויות בגליון מידע שלם או על ידי חיפוש עד שתי עמודות בו-זמנית. אתה יכול להזיז, למחוק ולהדגיש תוצאות, בדיוק כמו שאתה יכול לבצע עם משימות הנוסחאות שלמעלה, למרות שתהליך זה הוא הרבה יותר אוטומטי ממה שראינו בעבר, אז זכור זאת אם אתה רוצה שליטה רבה יותר על התהליך. הכלי כולל שני הגדרות של אשף המאפשרות לך למצוא ולמחוק כפילויות או איכויות ייחודיות מהמסמך שלך, מה שמקל על מעקב אחר המידע תוך כדי.
בסך הכל, שימוש בכלי אשף כדי למצוא את המידע שלך עשוי להיות שווה את זה בטווח הרחוק עבור משתמשים המחפשים כל העת כפילויות בגיליונות האלקטרוניים שלהם, והבינו, באופן מובנה, לבלות את זמנם במשהו אחר, אך משתמשים שצריכים לבדוק פעם אחת בלבד או פעמיים בכמה חודשים עשוי להיות טוב יותר פשוט להשתמש בכלי הנוסחה שלמעלה כדי לזהות ידנית את המידע שלהם. עם זאת, ל- Remove Duplicates יש דירוג יציב בחנות האינטרנט של Chrome, עם ביקורות חזקות וצוות פיתוח פעיל המגיב לביקורות ותלונות. בסך הכל, זו בחירה מצוינת אם אתה מחפש למצוא דרך יעילה יותר למיין את התוכן שלך ולמצוא כפילויות בגליון אלקטרוני.
שיטה 4: שימוש בכלי הסר את הכפילויות
זוכר שדיברתי לעיל על איך גוגל ממשיכה להפעיל תכונות חדשות כדי להוסיף לעוצמה של גיליונות? ובכן, מאז שמאמר זה נכתב במקור, הם למעשה הוסיפו לחבילת הליבה כלי הסר כפילויות מלא. זה כלי פשוט מאוד לשימוש, ואני אדריך אותך בזה. בוא ניקח גיליון אלקטרוני טיפוסי, עם רשימה של משחקי לוח … ואם תקרא מקרוב, תראה שהכנסתי כמה כפילויות לרשימה.
כדי להשתמש בכלי, כל שעלינו לעשות הוא לבחור את אזור הנתונים בו אנו רוצים לשכפל. שים לב שאנחנו יכולים לבחור שורות או עמודות באופן חופשי; אם אנו כוללים את העמודה מחיר, הפונקציה הסר כפילויות תסתכל על כותרת וגם על מחיר כדי להחליט אם שורה היא כפילות או לא. לאחר בחירת אזור הנתונים, עבור אל נתונים-> הסר כפילויות. קבל את ערכי ברירת המחדל בתיבות הדו-שיח, ואת ה- voila - הכפילה כפולה נעשית אוטומטית.
שיטה 5: השתמש ב- PivotTable כדי למצוא שורות כפולות
גיליונות מיישמים מערך מלא של פונקציונליות PivotTable, שהוא כלי שימושי מאוד להתבוננות רבה יותר בנתונים. השימוש ב- PivotTable לא ימחק אוטומטית את השורות הכפולות; במקום זאת, זה יספק פירוט של שורות שיש כפילויות, כך שתוכל להסתכל ידנית בנתונים שלך ולראות מה, אם בכלל, השתבש. יצירת PivotTable מעורב מעט יותר משאר השיטות שהראיתי לך, אבל שווה לדעת איך לעשות ואני אדריך אותך בזה.
ראשית, בחר את כל נתוני הטבלה ולאחר מכן עבור אל נתונים-> ציר לוח.
אתה יכול להתאים את טווח הנתונים כאן אם תרצה, ולהחליט לאן לוח ה- PivotTable צריך ללכת. אני אשים אותו לגליון חדש ואקבל את הטווח שכבר נתתי לו. כשאנחנו פוגעים ב"יצירה ", ייפתח PivotTable ריק בנקודת ההכנסה … אבל PivotTable ריק לא מועיל לנו. עלינו לומר לו איזה מידע לנתח.
אנו הולכים לבחור "הוסף" לצד שורות, ולהוסיף את השורה "כותרת". ואז תחת ערכים, אנו הולכים לבחור "הוסף" ובחר "כותרת" שוב, ואז נקבל את הפונקציה COUNTA כברירת מחדל. (אם חיפשנו נתונים מספריים כפולים, היינו משתמשים COUNT; COUNTA מיועד לספירת שדות טקסט.)
ברגע שנעשה את הבחירות הללו, ה- PivotTable מתעדכן אוטומטית, וכעת נוכל לראות את התוצאה הסופית.
שים לב כי לטור COUNTA יש מספר הפעמים שכל כותרת מופיעה. יש 1 עבור מרבית הכותרות, אך Axis & Allies ו- Castle Risk מראים שניהם. המשמעות היא שיש שני מקרים של כל אחד מאותם כותרות בתרשים. כפי שאתה יכול לראות, שיטת ה- PivotTable מעורבת מעט יותר, אך היא גם נותנת לך דוח ספציפי לגבי מיקומם של הכפילויות שלך, שיכולה להועיל מאוד לניתוח נתונים.
***
גיליונות אלקטרוניים הם לעתים קרובות לא מעט יותר מסובכים ממסמכים דומים המיוצרים ב- Google Docs או ב- Microsoft Word. מכיוון שהם בנויים להתמודד עם נתונים מסודרים, חשוב לוודא כי התוכן שלך מדויק בכל עת. שמירת תא כפול בקבצים שלך יכולה באמת לגרום לבעיות חמורות בנתונים שלך אם אינך נזהר, במיוחד כשאתה מנסה למיין מידע פיננסי לגיליון אלקטרוני שימושי. עניינים מורכבים, ניסיון למצוא את התא השגוי בעצמך יכול להיות טרחה שכמעט בלתי אפשרית אם הגיליון האלקטרוני גדול. למרבה המזל, זיהוי, הסרה ומחיקה של תאים נתונים זהים זה קל להפליא ב- Google Sheets, דבר חיובי אם אתה כל הזמן מתמודד עם גיליונות אלקטרוניים בתהליך העבודה היומיומי שלך. ואם אתה מחפש משהו שמקל על מיון התוכן שלך, אתה תמיד יכול להשתמש בתוסף כמו הסר כפילויות כדי לוודא שהמידע שלך ממוין ומסודר היטב. בשנת 2019, אין סיבה לשמור על גיליון אלקטרוני מבולגן ומלא שגיאות, לכן וודאו כי הנתונים שלכם נכונים והמידע שלכם מאומת על ידי שימוש בשיטות המפורטות למעלה.
רוצה מידע נוסף על Google Sheets?
מציאת הכפילויות שלך היא דבר אחד, אך עליך לבדוק את ההדרכה שלנו כיצד לספור את הכפילויות ב- Google Sheets.
סטטיסטיקאים משתמשים בפונקציה של ערך מוחלט למטרות רבות, ואנחנו נראה לך כיצד להשתמש בערך המוחלט בגיליונות Google.
רוצה לאבטח את הגיליונות האלקטרוניים שלך? כך תוכלו לנעול נוסחה ב- Google Sheets.
אם ברצונך להשוות נתונים בין עמודות, עיין במדריך המלא שלנו להשוואת עמודות ב- Google Sheets.
האם ידעת שאתה יכול לשמור מידע על לוח השנה ועל גיליון הזמנים בגיליונות? פשוט קרא את ההדרכה שלנו בנושא עבודה עם מידע על תאריך ושעה ב- Google Sheets.
