אם אתה משתף פעולה בפרויקטים או שאתה משתמש בכונן Google משותף, יתכנו דברים שאתה לא רוצה לשתף או שרק תרצה לשתף עם אנשים מסוימים. בעוד שהפקדים על תוכן מאוחסן הם בסיסיים, ישנן דרכים להסתיר קבצים בכונן Google. ישנן גם דרכים לשלוט למי יש גישה למה. אני אראה לך בדיוק כיצד לשלוט במה שניתן לעשות עם קבצים בכונן Google.
עיין גם במאמר שלנו כיצד להציג גודל תיקיה עבור תיקיות Google Drive
אפשר לטעון שאם אתה לא רוצה שאנשים אחרים יראו את הקבצים שלך בכונן Google לא היית מעלה אותם. עם זאת, אם אתה מנהל פרויקטים מרובים מה- Drive או שאתה רוצה שאנשים שונים יוכלו לראות קבצים שונים, נדרש מעט ניהול.
הסתר קבצים בכונן Google
ישנן שלוש דרכים שאני יודע לשלוט על מי שרואה מה ב- Google Drive. אתה יכול להשתמש בתוסף Chrome כדי ליצור קבצים נסתרים. אתה יכול להפריד עבודה לתיקיות בתוך Google Drive ולשתף רק את מה שמוכן מראש או להשתמש באפשרות לעקיפת הבעיה ובקרת גרסאות כדי לשנות את הקבצים האישיים.
אני אראה לך את כל שלוש השיטות.
סיומת Chrome להסתרת קבצים בכונן Google
אני לא משתמש בכרום אבל הרבה אנשים עושים וחלקם משתמשים בתוסף שנקרא תיקייה מוסתרת לכונן, USB USB. זה הוצע לי על ידי מישהו שמשתמש בזה כמה שנים ומצליח עם זה. התוסף מוסיף את היכולת להסתיר קבצים או להפוך אותם לפרטיים בתוך Google Drive ויכול להיות שימושי במצב זה.
זה משתלב ב- Google Drive ומאפשר לך לסמן תיקיות כפרטיות או להסתיר אותן לגמרי. אם ברצונך להגן על תיקיות מסוימות תוך מתן גישה לאחרים, זו אחת הדרכים לעשות זאת.
הפרד עבודה לתיקיות בתוך Google Drive
אם אינך מעוניין להשתמש בתוסף אתה יכול להשתמש בארגון כדי להפריד עבודה לתיקיות ואז לקבוע מי ניגש לתיקיות הללו. אם אתה מלהטט צוותים רבים או אנשים עם גישה לקבצים שלך ורוצים להבטיח שכל אחד מהם יישאר נפרד, תוכל להשתמש בשיטה זו.
כל שעליך לעשות הוא לאפשר גישה לתיקיות בודדות לאלו שאתה רוצה לאפשר גישה. אז התיקיות האחרות בכונן Google אינן גלויות להן ולכן נותרו מוסתרות. אתה יכול גם לאפשר גישה לקבצים למשך זמן מוגבל לקבלת קצת יותר שליטה.
כדי לשתף קובץ עם אנשים ספציפיים, עשה זאת:
- פתח את כונן Google שלך ובחר את הקובץ או התיקיה שברצונך לשתף.
- לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על התיקיה ובחר שתף.
- הזן את כתובת הדוא"ל של האדם או האנשים שאתה רוצה לחלוק איתם.
- בחר בלחצן העיפרון מימין כדי לאפשר קריאה / כתיבה או גישה לקריאה בלבד.
- בחר מתקדם בפינה השמאלית התחתונה וודא שאנשים ספציפיים מופעלים תחת שיתוף קישורים. בחר שמור אם ביצעת שינויים.
- סמן את התיבה שליד 'מנע מעורכים לשנות גישה ולהוסיף אנשים חדשים' אם לאחרים יש גישה של מנהל מערכת לכונן Google.
- שתף את הקובץ או התיקיה באמצעות הזמנת הדוא"ל.
האנשים שתזמין יוכלו לראות את הקובץ שאתה משתף ב- Google Drive, אך שום דבר אחר, זהה להסתרת קובץ.
אם אתה רוצה להגביל את הגישה לנכסי Google Drive שלך, אתה יכול:
- עבור לחלון השיתוף כנ"ל.
- בחר מתקדם ועבור בריחוף מעל האדם שאיתו אתה משתף אך רוצה להגביל.
- בחר קבע תפוגה כאשר הוא מופיע בזמן שאתה מרחף.
- הגדר זמן ב- Access Expires and Save.
השתמש בבקרת גרסאות כדי להסתיר קבצים בכונן Google
דבר מסודר בכונן Google הוא בקרת גרסאות. זה חיוני בכל סביבה עסקית. זה נקרא 'גרסאות מנוהלות' ומופעל כברירת מחדל ב- Google Drive. יש לצבוט שתוכלו להשתמש בו כדי להסתיר קבצים באמצעות גרסאות מנוהלות אם אינכם רוצים לארגן את הכונן שלכם כמו למעלה.
- צור קובץ טקסט ריק במחשב שלך וקרא לו משהו.
- לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על הקובץ שברצונך להסתיר ב- Google Drive ובחר נהל גרסאות.
- בחר העלה גרסה חדשה והעלה את קובץ הטקסט הריק שלך.
- שנה את שם הקובץ שברצונך להסתיר למשהו אחר לגמרי.
שיטה זו אינה ממש שימושית בסביבה עסקית אך עשויה להיות בסדר לשיתוף הקבצים שלך עם חברים. החיסרון הוא שגוגל דרייב שומר רק על גרסאות קודמות במשך 30 יום. זה אומר שתצטרך לשמור את הגירסה הקודמת איפשהו ולחזור על התהליך כל חודש אחרת הקובץ שאתה מסתיר יימחק.
Google Drive למעשה מקל על הסתרת קבצים או שליטה בדיוק על מי יכול לגשת אליהם, מתי ולכמה זמן. האם ידוע לך על דרכים אחרות להסתיר קבצים בכונן Google? ספר לנו בהמשך אם כן!
