נשאלתי שאלה לפני כמה ימים כשמראה מישהו כיצד להשתמש ב- Gmail וזו לא הייתה הפעם הראשונה ששמעתי את זה. השאלה הייתה 'כיצד אוכל ליצור עותקים של טיוטות ב- Gmail כך שלא ייקח זמן רב להשיב ללקוחות?' כשאני מנסה לענות באופן קבוע על שאלות כאן ב- TechJunkie, חשבתי שזה מועמד ראשוני.
עיין גם במאמר שלנו כיצד להזמין Gmail לפי גודל
השאלה שנשאלת למעשה היא יותר על תבניות דוא"ל מאשר שמירת עותקים של טיוטה. הראיתי למישהו כיצד להגדיר תגיות מחברת ותוויות עבור הדוא"ל העסקי החדש שלהם. הם רצו לקבל כמה דוא"ל של לוח הדוד ללקוחות שישמור עליהם בלי לוודא שהם לא מכוסים על ידי מנהל המערכת כל היום. התשובה היא ליצור תבניות דוא"ל.
אתה יכול ליצור עותקים של אלה ולשמור אותם כטיוטות אם אתה מעדיף, אבל אתה יכול לעשות הרבה יותר בעזרת תבניות.
תבניות אימייל
תבניות דוא"ל הן חסד מציל את כל בעלי העסקים הקטנים או אלה שמוצאים את עצמם אומרים את אותם הדברים באותו סוג של מיילים. השתמשתי בהם מאז שהקמתי עסק משלי והם חסכו לי מאות רבות של שעות לאורך השנים.
תבניות דוא"ל יכולות גם לגרום לך להראות מקצועי יותר. אתה יכול להגיב מהר יותר ופשוט 'תודה על הדוא"ל שלך, אחד הצוות שלנו ייצור איתך קשר ישירות תוך 24 שעות' יכול לגרום ללקוח להרגיש מוערך. בהתחשב כמה קל לעשות זאת, אני ממליץ להשתמש בהן.
כיצד אוכל ליצור תבניות דוא"ל ב- Gmail?
Gmail מתקשר לתבניות תגובות משומרות ועליך להפעיל את התכונה לפני שתוכל להשתמש בהן. לאחר שתסיים, תוכלו ליצור תבניות דוא"ל רבות ככל שתרצו.
- פתח את Gmail והתחבר.
- בחר בסמל תפריט ההגה בפינה הימנית העליונה ובחר הגדרות.
- בחר בכרטיסייה מעבדות.
- שנה את התגובות (התבניות) המשומרות להפעלה.
- בחר שמור שינויים בתחתית העמוד.
כעת התכונה מופעלת ונוכל להתחיל ליצור תבניות. אתה עושה את זה מתיבת הדואר הנכנס בג'ימייל אז לכאן אנחנו הולכים.
- בחר כתוב דוא"ל מתיבת הדואר הנכנס שלך.
- צור את הדוא"ל שאתה רוצה ליצור כפי שהיה בדרך כלל.
- בחר בחץ למטה האפור בפינה השמאלית התחתונה של חלון הדוא"ל.
- בחר תגובות משומרות ותגובה משומרת חדשה.
- תן שם בעל משמעות ובחר אישור לשמירה.
לאחר ששמרת את תגובתך המשומר אתה יכול למחוק בבטחה את הטיוטה.
כשמניחים את תגובתך המשומר, אתה צריך לאזן את המגע האישי עם היותך גנרי מספיק כדי שלא להעליב אף אחד. המשמעות היא שהשארת דברים כמו שמות ותאריכים מהדוא"ל והחלפתם בטווחי זמנים. או שתוכל להוסיף את הנגיעות האישיות האלה ביד לפני שתשלח. האחרון עדיף מכיוון שהמגע האישי יוצר מערכת יחסים עליה תוכלו לבנות. זה לא תמיד אפשרי אם כי אז אתה צריך להשתמש בשיפוט שלך.
באמצעות תבנית הדוא"ל שלך
עכשיו יצרת את תבנית הדוא"ל שלך, או תגובה משומרת, הגיע הזמן להשתמש בה. כשאתה מקבל את ההזדמנות הראשונה שלך להשתמש בתבנית, עשה זאת:
- בחר השב מתוך הדוא"ל שאליו ברצונך להגיב.
- בחר בחץ למטה האפור בפינה השמאלית התחתונה של המסך.
- בחר בתגובות משומרות ובחר את התגובה שיצרת.
- הוסף נתונים מותאמים אישית כדי להפוך את הדוא"ל לרלוונטי.
- שלח.
אתה יכול לעשות את אותו הדבר על ידי שימוש בכתיבה וביצירת דוא"ל חדש, אבל אני מוצא את שיטת התשובה הרבה יותר מהירה.
שימוש בתגובה המשומרת שלך כתגובת דוא"ל
אם ניקח את תבנית הדוא"ל צעד אחד קדימה, מה דעתך להגדיר תגובה משומרת כתגובה אוטומטית לדוא"ל נכנס. יהיה עליכם לשמור על תגובת השימורים שלכם כללית, אך זוהי דרך נהדרת לאשר הזמנות או שאילתות ולבנות מערכת יחסים טובה עם הלקוח שלכם.
- פתח את ההגדרות ב- Gmail ובחר בכרטיסייה מסננים.
- בחר בקישור צור מסנן טקסט חדש.
- צור קריטריונים להפעלת המסנן. זה כנראה יהיה ייחודי עבורך, אז בחר משהו שיעבוד.
- בחר באפשרות צור מסנן עם חיפוש זה בפינה השמאלית התחתונה של החלון.
- בחר שלח תגובה משומר והתגובה בה ברצונך להשתמש.
- בחר באפשרות צור מסנן.
כעת בכל פעם שקריטריוני הסינון עומדים, Gmail ישלח את התגובה המשומר שלך באופן אוטומטי. זה אידיאלי לקבלת אישורים או עדכונים וניתן להגדיר שהוא יפעיל במספר דרכים. אי אפשר לי לרשום את כולם כאן, אך תזהה דפוס בהודעות הדוא"ל שלך שתוכל להשתמש בהן. לדוגמה, כל הדוא"ל נשלח לכתובת הדוא"ל שלך או לכל דוא"ל המכיל את המילה 'סדר'. קלטת את הרעיון.
