צריך לקבוע פגישה? יש מצב חירום וזקוקים לעזרה? מועד אחרון פתאום נחתך לחצי? צריך לבדוק את זמינות העמיתים במהירות? רוצה לבדוק את הזמינות של מישהו ביומן Google? אתה יכול לעשות את כל הדברים האלה אם כולם שיתפת ביומנים שלך. מדריך זה יראה לכם כיצד.
ראה גם את המאמר שלנו כיצד לסנכרן את כל לוחות השנה של גוגל עם ה- iPhone
לוח השנה של גוגל מאפשר לך לשתף עותק של לוח השנה שעבור עמיתיך וחבריך לראות. זה מאפשר להם לבדוק זמינות, להגדיר תזכורות ולהזמין אתכם לאירוע. זוהי תכונה מסודרת של האפליקציה שהופכת את העבודה השיתופית לרוח.
זה בסדר. עליך לתת באופן פעיל הרשאה לאחרים להציג את לוח השנה ולהגדיר הרשאות נפרדות כדי שיוכלו לערוך אותו. אתה יכול אפילו ליצור לוח שנה משותף נפרד משלך אם אתה מעדיף.
שיתוף ביומן Google
שיתוף יומנים דומה מעט ליומן Exchange של Outlook. זה יכול להיות על ידי אנשים בקבוצה או אנשים שאתה מעניק להם הרשאות. אתה קובע הרשאות עריכה ספציפיות, או לא, ואתה יכול להשתמש בהן כדי לבדוק זמינות, פגישות וכן הלאה. כל מי שתשתף איתו יצטרך להשתמש ביומנים של גוגל מדי, אחרת עליך להפוך את לוח השנה כולו לציבור שאינו אידיאלי.
כדי לשתף לוח שנה קיים, עשה זאת:
- פתח את יומן Google שלך.
- בחר משמאל את לוח השנה שברצונך לשתף.
- בחר את שלוש הנקודות שלצדו ואז בחר הגדרות ושיתוף.
- בחר הוסף אנשים תחת שתף עם אנשים ספציפיים כדי לשתף עם אנשים.
- סמן את התיבה לצד הפוך לזמינה לציבורית תחת הרשאות גישה לשיתוף עם קבוצה. בחר את הקבוצה בתיבה הנפתחת.
- בחר שלח פעם אחת לאחר סיום.
השיתוף עם קבוצה יעבוד רק אם אתה משתמש בקבוצות Google. אחרת תצטרך להוסיף את חברי הקבוצה בנפרד.
במקום זאת תוכל ליצור לוח שנה משותף חדש אם אתה מעדיף.
- פתח את יומן Google שלך.
- בחר צור בתפריט השמאלי כדי ליצור לוח שנה חדש.
- שם אותו ובחר צור לוח שנה.
- עקוב אחר הצעדים שלמעלה כדי לאפשר גישה ליחידים או לקבוצות.
ראה את לוח השנה של מישהו אחר
אם אתה כבר משתמש בשיתוף לוח שנה ורוצה להציג את יומן Google של מישהו אחר, גם זה מאוד פשוט.
- פתח את לוחות השנה של גוגל.
- בחר בתיבה הריקה בה כתוב הוסף לוח שנה.
- הקלד את השם או את כתובת ה- Gmail של האדם שאתה רוצה לראות.
- בחר אותם מהרשימה כפי שהם מופיעים.
השם יופיע רק אם הם כבר שיתפו לוח שנה עם קבוצה או יחידים. לאחר מכן תוכלו לראות את לוח השנה שלהם ברשימה משמאל תחת היומנים שלי.
בדוק אם מישהו פנוי ביומן Google
אם אתה מנסה לקבוע פגישה או אירוע, אתה יכול לבדוק שאנשים חופשיים משתמשים ביומן שלך ברגע שקשרת את שלהם או שיש לך גישה ליומנים משותפים.
- פתח את יומן Google שלך.
- בחר צור בצד שמאל כדי ליצור אירוע.
- תן לו כותרת, תחליט אם זה אירוע או תזכורת.
- קבע תאריך ושעה.
- בחר אפשרויות נוספות בתחתית החלון.
- בחר הוסף אורחים תחת אורחים מצד ימין.
- בחר בכרטיסייה מצא זמן בצד שמאל.
- ודא שכל האורחים נבחרים בתיבה ומחפשים זמנים ביום שנבחר.
- צור את האירוע, תן לו כותרת והקש על שמור בראש.
אם מישהו עסוק, לוח הזמנים יצבע או שהמילה עסוק תופיע. לא תוכלו להזמין אותם אם הם מסומנים כעסוקים בלוח השנה שלהם. ברגע שתלחץ על שמור, כל מוזמן יקבל דוא"ל להזמנה והאירוע יתווסף ליומנים המתאימים לו.
צור יומן Google ציבורי
עבור חלקם, הפיכת לוח השנה שלהם לנגיש לאחרים אינה מתיישבת היטב ובתעשיות מסוימות זה דבר שאינו מתרחש. במצבים אלה עדיף ליצור לוח שנה קבוצתי נפרד למחלקה או לצוות.
- פתח את יומן Google.
- בחר צור בתפריט השמאלי כדי ליצור לוח שנה חדש.
- שם אותו ובחר צור לוח שנה.
- בחר בסמל השיניים בחלון היומן כדי לבחור הגדרות.
- בחר את לוח השנה שיצרת זה עתה ובחר הרשאות גישה.
- סמן את התיבה לצד הפוך לזמין לציבור.
כשאומר 'ציבורי', זה לא בהכרח אומר את כל העולם, אלא אלה שבתחום G Suite שלך. אם אינך משתמש ב- G Suite, כל מי שתופס את כתובת האתר של לוח השנה יוכל לראות מה קורה אז שמור על זה ביניכם.
