מעקב אחר מספרי החשבוניות יכול להיות חשוב מאוד. כל מספרי החשבוניות ברציפות, כך שלניסיון להזין אותם ידנית יש אפשרות לטעות אנוש, ומספק תוצאות פחות ממיטביות. לא תמיד קל לזכור את המספר הבא ברצף, במיוחד כשהמספרים מתחילים לטפס. על ידי שכחת המספר הקודם, אתה יכול להסתיים עם קצת חפיפה בגיליון האלקטרוני של Excel שעלול ליצור הרס בהמשך הקו.
ראה גם את המאמר שלנו כיצד למחוק את כל העמודות הריקות ב- Microsoft Excel
קשה כבר לזכור איפה השארת את המפתחות שלך או להוציא משהו מהמקפיא לארוחת הערב, אתה עדיין לא צריך מספיק ברז זיכרון. במקום זאת, ייתכן שעדיף ש- Excel יפיק עבורך באופן אוטומטי את מספרי החשבוניות.
"זה יעזור להפליא. אז מה עלי לעשות? "
עד כמה שידוע לי, קיימות שתי שיטות בהן ניתן ליצור את מספרי החשבוניות באופן אוטומטי ב- Excel. מאמר זה יסביר את שניהם על מנת להבטיח שתוכלו להימנע מחפיפה של חשבוניות וכבר לא תצטרכו להתעסק באיזה מספר יבוא.
יצירת חשבוניות אוטומטית עבור Excel
כאמור, ישנן שתי דרכים להוסיף מספרי חשבוניות באופן אוטומטי לגיליון אלקטרוני או לחוברת עבודה של Excel. הראשונה היא באמצעות נוסחה בתוך VBA (Visual Basic for Applications) על מנת לייצר מספרי חשבוניות עבור חוברת עבודה יחידה. הדרך השנייה היא להשתמש בתכונה Kutools עבור Excel להוסיף מספרי רצף. אפשרות זו תאפשר לך ליצור מספרי חשבוניות בגיליונות אלקטרוניים וחוברות עבודה מרובים.
שיטה 1: מחולל מספר חשבוניות אוטומטי באמצעות Visual Basic ליישומים
להתחיל:
אתה יכול ליצור חוברת עבודה חדשה או לפתוח חוברת עבודה קיימת בה תרצה להשתמש לצורך יצירת מספר חשבונית אוטומטי.
אתר וסמן תא ריק (לחץ עליו באמצעות לחצן העכבר השמאלי) והזן את המספר הראשון שישמש כמסך ההתחלה של כל מספרי החשבוניות שלך בעתיד. אתה יכול לבחור משהו כמו 00000 או 10000 כנקודת המוצא שלך. לדוגמא שלנו, אנו משתמשים ב- 00000 וזה ימוקם בתא C3.
לחץ על Alt + F11 כדי לפתוח את תיבת הדו-שיח Microsoft Visual Basic for Applications. הרחב את חוברת העבודה הנוכחית שלך (VBAP Project, עשוי להופיע כספר 1 אם חדש) ולחץ לחיצה כפולה על ThisWorkbook.
אתה יכול להקליד את הקוד הבא או פשוט להעתיק ולהדביק (סמן את הקוד ולחץ על Ctrl + C ואז לחץ באמצעות לחצן העכבר השמאלי על החלון ולחץ על Ctrl + V ) את הקוד בחלון הפתיחה.
VBA: מחולל מספר קולי
| 1 2 3 | חוברת עבודה פרטית_פתיחה () טווח ("C3"). ערך = טווח ("C3"). ערך + 1 סיום משנה |
"C3" יהיה התא בו הזנת את מספר החשבונית ההתחלתית שלך. הקפד לשנות אותו בתוך הקוד לפני הדבקתו בחלון.
הנוסחאות שלהלן יאפשרו לך לאמת את מספרי החשבוניות שלך. הם יכולים להיות קצת קשה לזכור באופן לא ידוע, אך אתה תמיד יכול לשמור אותם כערך Autotext אם אתה צריך להשתמש בהם שוב מאוחר יותר בכל עת.
| לא. | פורמולה | מספרי חשבוניות |
| 1 | = "שם חברה" וטקסט (היום (), "yymmdd") ו- C3 | CompanyName14120910000 |
| 2 | = "שם חברה" וטקסט (היום (), "0 ″) ו- C3 | CompanyName4198210000 |
| 3 | = "שם חברה" וטקסט (עכשיו (), "MMDDHHMMSS") ו- C3 | שם חברה 120909581910000 |
| 4 | = "שם חברה" וטקסט (עכשיו (), "0 ″) ו- C3 | CompanyName4198210000 |
| 5 | = "שם חברה" ו- RANDBETWEEN (100000, 999999) ו- C3 | CompanyName44868510000 |
זכור כי ה- C3 בפורמולה הוא התא בו מיקמת את מספר החשבונית המתחילה. "שם החברה" שמור לטקסט שברצונך שיוצג במספרי החשבונית שלך. שנה את זה לכל מה שמתאים לך.
תרצה להכניס את הנוסחה לתא המיועד ליצירת חשבוניות אוטומטית. זה לא אותו תא שיש לך מספר החשבונית המתחיל, אלא התא שצוין לתוצאות. לאחר עריכת הנוסחה כך שתתאים לצרכים שלך, תוכל להעתיק ולהדביק אותה בתא ולחץ על Enter כדי לקבל את מספר החשבונית.
לאחר שתסיים, הקפד לשמור את חוברת העבודה הנוכחית. לשם כך, לחץ על קובץ ואז על שמור (או שמור כאילו הגשת חדש או תחת שם אחר). הזן את שם חוברת העבודה וודא שתיבת שמור כסוג מוגדרת לחוברת עבודה מופעלת מאקרו של Excel (* .xlsm). בחר היכן הוא יישמר ואז פשוט לחץ על לחצן שמור .
בכל פעם שאתה פותח את חוברת העבודה של מחולל החשבוניות, מספר החשבונית יהיה מספר אחד גדול מהפעם האחרונה. רק הקפד לשמור את חוברת העבודה לפני שתסגור אותה בכל פעם אחרת או שהעבודה תאבד.
שיטה 2: הוסף מספר חשבונית באמצעות Kutools עבור Excel
אלה מכם הזקוקים לדרך לייצר מספרי חשבוניות עבור חוברות עבודה מרובות ימצאו את הצרכים הללו אשר נענו בשימוש ב- Kutools. השיטה הראשונה שמכוסה מיועדת לגיליון אלקטרוני או לחוברת עבודה אחת בלבד ויש להם אפשרות מצערת חפיפה כשאתה שוכח לשמור. Kutools for Excel מספק תיקון לשני הנושאים הללו ועוד.
להתחיל:
בדיוק כמו קודם, הדגש ובחר את התא למספר החשבונית שלך. לאחר מכן תצטרך ללחוץ על Kutools, אחריה Insert, ולבסוף להכניס מספר רצף .
כאשר מופיעה תיבת הדו-שיח הכנס מספר רצף, לחץ על הכפתור חדש . פעולה זו תעלה חלון עריכה של Sequence Number:
- הזן שם לתיבה שם רצף על מנת לכותר את רצף מספר החשבונית החדש שלך.
- בתיבה הגדלה, הכניס 1 .
- הקלד את שם החברה שלך או טקסט אחר שתרצה לראות בתחילת תוצאות מספר החשבונית שלך, בתיבה קידומת (לא חובה) .
- ניתן להקליד את מספר ההתחלה של כל מספרי החשבונית העתידית שלך בתיבה מספר התחלה. המספר יכול להיות כל דבר שתרצה, אך עדיף שיהיה פשוט. 00000 או 10000 יספיקו. אם אתה מעדיף לשמור על המספרים קטנים, אתה יכול פשוט להשתמש בספרה אחת כמו 0 או 1 במקום זאת.
- אתה יכול לציין את מספר הספרות שיש למספרי החשבונית שלך על ידי הזנת מספר לתיבה מספר ספרות. אינך יכול להשתבש עם 5 או 6.
- סיים את התהליך על ידי לחיצה על כפתור הוספה .
בעוד הרצף החדש שנוצר נותר מסומן, לחץ על טווח מילוי ואז לחץ על כפתור הסגירה כדי לצאת. כעת, ללא קשר לאיזה חוברת עבודה אתה משתמש בתכונה הכנס מספר רצף, מספר חשבונית ייווצר אוטומטית כאשר כל מספר גדול מהקודם.
