כיצד למחוק אוטומטית הודעות דוא"ל ישנות ב- Gmail

בסביבת עבודה, חובה לשמור על תיבת דואר נכנס מסודרת על מנת לשמור על יעילות. תיבת דואר נכנס עמוסה יכולה להוכיח כאב עצום למדי, במיוחד כשאתה נאלץ לגלול בין הרים של מיילים ישנים שאתה כבר לא צריך. בפעם אחת, אותם דוא"ל ישנים אולי שימשו מטרה, אך מאז הפכו למכשולים נוספים כשמחפשים דוא"ל ספציפי.

עיין גם במאמר שלנו כיצד ליצור כינוי של Gmail

"תיבת הדואר הנכנס שלי היא אסון. יש לי אימיילים מלפני למעלה משנתיים. אני באמת צריך למקם את זה. "

כדי להימנע מצריכת זמן רבה לא הייתי ממליץ לנסות למחוק את כל האימיילים הישנים שלך באופן ידני. במקום זאת, הודות למסננים, תוכלו להיפטר מהודעות הדוא"ל הללו הרבה יותר מהר. על ידי יצירת פילטר תוכלו למחוק הודעות ישנות על בסיס מסגרת זמן מוגדרת. הבעיה היחידה שאני יכול לראות באמצעות פילטרים היא שהם חלים רק על הודעות שהתקבלו לאחרונה. באפשרותך להחיל פילטרים בעתיד כדי להבטיח שהערימה לא תתרחש בפעם השנייה, אבל מה עם הודעות הדוא"ל האלה שממלאות את תיבת הדואר הנכנס שלך עכשיו?

מחק אוטומטית את הודעות הדוא"ל הישנות יותר של Gmail

יש כמה דברים שצריך לצלול אליהם כשמדובר בפיטורי עצמך מאותם דוא"ל מבוגרים, שאינם נחוצים יותר, שמכניסים את תיבת הדואר הנכנס שלך ב- Gmail. אעבור כיצד להגדיר את המסננים שלך, להחיל אותם לשימוש עתידי וכיצד להיפטר מכל הדוא"ל הישן הנוכחי באמצעות התוסף Gmail, Email Studio.

הגדרת המסננים שלך

הדבר הראשון הוא הראשון, בואו נקבע את המסננים שלכם.

להתחיל:

1. התחבר לחשבון Gmail שלך עם האישורים הנדרשים.
2. אתר את סמל גלגל השיניים / ציוד. זהו תפריט הגדרות Gmail וניתן למצוא אותו בפינה השמאלית העליונה של החלון. לחץ על סמל זה ואז בחר הגדרות מהתפריט הנפתח.
3. לחץ על לשונית "מסננים" ואז לחץ על צור מסנן חדש .
4. בתיבת הקלט "יש את המילים", הקלד את הדברים הבאים - ישן_ יותר: x שבו "x" הוא מסגרת הזמן של ההודעות שברצונך למחוק. זה יהיה מספר ואחריו מכתב. האותיות שלאחר מכן קשורות למסגרת הזמן. תצטרך להשתמש ב "d" במשך ימים, "w" במשך שבועות ו- "m" במשך חודשים. דוגמה לכך יכולה להיות Old_than: 3d אם ברצונך למחוק דוא"ל שהם יותר משלושה ימים.
5. לאחר מכן לחץ על צור מסנן באמצעות לחצן חיפוש זה .
6. מלא את התיבות שכותרתו "מחק אותה" ו"החל גם את המסנן "עם סימן ביקורת על ידי לחיצה עליהן.
7. לבסוף, לחץ על צור מסנן כדי לחזות בכל הודעות הדוא"ל הישנות שלך, על סמך התאריך שרק הגדרת, העבר מתיבת הדואר הנכנס לתיקיית האשפה שלך.

כאשר נמחקות הודעות ב- Gmail, הן אינן נעלמות מיידית מקיומן. במקום זאת, אתה יכול למצוא אותם בתיקיית האשפה שלך. המשמעות היא שהודעות דוא"ל אלה יחשבו על יכולת הנתונים הכוללת שלך. כדי להיפטר מהם בשלמותם, תוכלו לחכות ל- Gmail למחוק אותם אוטומטית לאחר 30 יום או למחוק את כולם עכשיו בעצמכם. לביצוע האחרון, לחץ על תיקיית האשפה ואז לחץ על הקישור רוקן אשפה עכשיו .

סנן למחיקה עתידית (יישום מחודש)

כותרת מאמר זה עוסקת במחיקה אוטומטית. למרבה הצער, לא ניתן להפעיל מסננים באופן אוטומטי. יהיה עליכם לחזור ושוב להחיל את המסנן לתיבת הדואר הנכנס הנוכחית.

כדי להחיל מסנן מחדש:

1. חזור אל ההגדרות שלך על ידי לחיצה על סמל גלגל השיניים / ציוד בפינה השמאלית העליונה של חלון Gmail ובחירה בהגדרות מהתפריט הנפתח.
2. לחץ על הכרטיסייה "מסננים".
3. מכיוון שכבר יצרת פילטר בעבר, כעת תוכל ללחוץ על עריכה, שנמצאת ליד אותו מסנן. אם יצרת בעבר מסננים מרובים, תוכל למצוא בקלות את המסך הרצוי לך, כי הקריטריונים לכל מסנן יוצגו.
4. לחץ על המשך בקטע שמופיע עם קריטריוני החיפוש שלך. זה יהיה מסך הדומה לזה שהופיע בעת הגדרת המסנן המקורי.
5. החל שוב סימון ביקורת על התיבה שליד "החל גם על המסנן."
6. הפעם, כדי להפעיל את המסנן, לחץ על עדכן מסנן . כל הודעות הדוא"ל הישנות שלך, שהוגדרו למסגרת הזמן שצוינה, יועברו לתיקיית האשפה .

סטודיו דוא"ל

אולפן האימייל מגיע עם תכונה חמורה שתמחק אוטומטית את כל הדוא"ל הישנים שלך משולח שצוין או את אלה שנמצאים בתיקיה ספציפית. תכונת הטיהור האוטומטי המובנית תעזור לשמור על תיבת הדואר שלך ב- Gmail מאורגנת בהרבה ומובילה לסביבת עבודה יעילה יותר.

באמצעות דוא"ל סטודיו, אתה יכול לארכיב ולהחיל את "סמן כנקרא" על כל הדוא"ל שנמצא כרגע בתיבת הדואר הנכנס שלך שנמצא שם למעלה משלושה חודשים. זה גם מאפשר לך להסיר לצמיתות את כל הדוא"ל מתיקיות האשפה והספאם שלך לאחר יומיים. כבונוס נוסף הנוסף, הטיהור האוטומטי כולל תכונה לביטול דוא"ל שתוכל לעזור לך להסיר בקלות את כתובת הדואר האלקטרוני שלך מכל אחת מאותן רשימות תפוצה של עלון עלון. יש עוד המון יכולת להוסיף, אבל אני מרגיש שאלו שכבר מדגישים את מה שאנחנו צריכים למאמר זה.

החבילה הבסיסית חופשית לשימוש אך כדי להפיק את המרב מהמוצר, גרסת פרימיום מוצעת בתג מחיר שנתי של 29 דולר. השדרוג יאפשר לך ליצור מספר קבוצות של כללי הטיהור וכולל מתזמן דוא"ל, משלח ומשיב אוטומטי.

הגדר והפעל ניקוי אוטומטי בג'ימייל

ברור שהדבר הראשון שתצטרך לעשות הוא להוריד ולהתקין את התוסף Email Studio. לאחר שהושג, תוכל לראות את הסמל של אולפן האימייל בסרגל הצד הימני כשאתה פותח את אחת מהודעות הדוא"ל שלך ב- Gmail.

להשתמש בזה:

1. פתח את התוסף Email Studio והיכנס באמצעות חשבון Gmail שלך.
2. תראה רשימת אפשרויות. מבין האפשרויות הללו, בחר בכלי "ניקוי דוא"ל".
3. לאחר מכן, לחץ על הוסף כלל חדש כדי להגדיר כלל (בדומה למה שעשית עם המסננים ).
4. ישנם שני חלקים להגדרת כלל - יהיה עליך לציין תנאי ואז פעולה. חשוב "סיבה ותוצאה". הפעולה תפעיל לאחר שהתנאי שצוין.
5. כדי להגדיר תנאי תוכל להשתמש בפרמטרי חיפוש מתקדמים בתוך Gmail כגון newer_than או יש: קובץ מצורף או large_than . השתמש באלה כדי לעזור לך למצוא את ההתאמה המדויקת להודעות הדוא"ל של Gmail שברצונך לארכיב, לשלוח לאשפה או לעבור לתיקיה אחרת.
6. לאחר שנוצר כלל, לחץ על כפתור שמור . אולפן דוא"ל יפעל כעת ברקע, יבצע בדיקת ריצה בכל שעה בביצוע הפעולה שצוינה כאשר דוא"ל עומד בתנאים הקשורים אליו. לא תצטרך לעשות שום דבר באופן ידני בכלל.