BCCing עצמך הוא דבר שימושי מאוד למעקב אחר אימיילים. אם אתה מעדיף לקבל דוא"ל ששלחת בתיבת הדואר הנכנס שלך, בדרך כלל למטרות מעקב אחריהם, הוספת כתובת הדוא"ל שלך כ- BCC היא הבחירה הנכונה. עם זאת, לעתים קרובות אנשים מתעלמים מכך בעת שליחת דוא"ל חשוב, מה שמביא לכך שהם שוכחים לבצע מעקב. זה יכול בקלות להוביל לבעיות לאורך הקו.
למרבה המזל, יש דרך לבטל את עצמך באופן אוטומטי בכל פעם שאתה שולח דוא"ל, וזו דרך בטוחה להבטיח שאתה עוקב אחר כל דוא"ל. עם זאת, הפעלת BCCing אוטומטית אוטומטית אינה ממש פשוטה. זה כרוך ביצירת כלל ב- Outlook.
נהל כללים והתראות
Auto BCC ו- CC הוא דבר גדול ב- Outlook. אמנם תצטרך להוריד תוסף חדש לחשבון הדוא"ל מבוסס הדפדפן שלך כדי להשיג זאת, Microsoft Outlook מאפשרת לך ליצור כלל. תכונת הכללים נמצאת תחת האפשרות תפריט ניהול כללי והתראות בחלק האמצעי העליון של המסך, בכרטיסייה בית, תחת סמל הכללים .
לחץ על נהל כללים והתראות ותראה חלון חדש שנותן לך אפשרות ליצור כלל חדש. לחץ על כלל חדש בפינה השמאלית העליונה של חלון זה. תראה 3 קטגוריות: הישאר מסודר, הישאר מעודכן והתחל מכלל ריק . בחר החל הכלל על הודעות שאני שולח תחת התחל מקטגוריית כלל ריק .
תנאים
בחלון אשף הכללים, אתה יכול לבחור אילו הודעות דוא"ל יישלחו אליך כ- BCCs. לדוגמה, על ידי סימון עם מילים ספציפיות באפשרויות הנושא, אתה יוצר את הכלל BCC האוטומטי עבור דוא"ל עם מילים מסוימות שאתה מציין.
כפי שאתה זה ששולח את הדוא"ל, אתה יכול להשתמש באפשרות חכמה זו כדי למיין את הדוא"ל שלך באופן אוטומטי. אתה יכול להוסיף את המילה "מעקב" לרשימת המילים הספציפיות ולסמן את הדוא"ל שצריך לבצע מעקב אחר אותה מילה.
ישנם גם תנאים רבים ומעניינים אחרים שאתה יכול להגדיר להודעות הדוא"ל שלך. אם אתה רוצה שכל הדואר שאתה שולח יאוחסן בתיבת הדואר הנכנס שלך בתור BCC, פשוט לחץ על הבא, מבלי לבדוק אף אחת מהתיבות הרשומות.
חריגים
חריגים הם למעשה ההפך מהתנאים כאן. כפי שבטח ניחשתם נכון, כאן אתם מתווים מצבים בהם אתם לא רוצים לכלול את עצמכם בתור BCC. אתה יכול לעקוב אחר אותה דוגמה מלמעלה ולהשתמש בכלי למעט אם הנושא מכיל אפשרות מילים ספציפית להוסיף חריג. בדוגמה זו, ייתכן שתשתמש בפקודה "לא מעקב", אך הדבר עלול ליצור עומס ואפילו שגיאה, מכיוון שמילות המעקב הן כבר חלק מהתנאים שלך.
אתה אולי טוב יותר עם פרט אם נשלח לאנשים או לקבוצה ציבורית או למעט אם מוקצה לחריגים בקטגוריה כלשהי .
פעולות
כאן אתה "מתכנת" את הפעולות שכלל זה חל. כלומר, זה המקום בו אתה בוחר מה יקרה להודעות הדוא"ל שקבעת לתנאים עבורן. אתה רוצה לוודא כי דוא"ל שנשלח בעצמך יגיע לתיבת הדואר הנכנס שלך, אך למרבה הצער, אוטומציה ישירה של פקודות BCC לא קיימת כאן. זה לא אומר שאתה לא יכול לחקות BCC.
ראשית, בחר העתק את ההודעה לאנשים או לקבוצה ציבורית בשלב הפעולות של אשף הכללים. כעת, לחץ על אנשים או על קבוצה ציבורית והזן את כתובת הדוא"ל שלך. כך תוודאו שהדוא"ל שתשלח שעומד בתנאים שנקבע יגיע לתיבת הדואר הנכנס שלך. אם אינך רוצה שכתובת הדואר האלקטרוני שלך תופיע בפומבית בהודעות הדוא"ל שתשלח, בדוק את האפשרות העבר עותק לתיקייה שצוינה בשלב הראשון, לחץ על קישור התיקיה שצוינה ובחר בתיבת הדואר הנכנס שלך.
BCC בתיבת הדואר הנכנס שלך
הפצת דואר משלך כך שיתאים לצרכים שלך תעניק לך יתרון עצום בעבודה שלך. זה יוודא שתיבת הדואר הנכנס שלך ממוינת היטב וארגון טוב הוא חיוני בכל קו עבודה. כמובן, באשף הכללים של Outlook יש מקרי שימוש רבים יותר מאשר רק הגדרת BCC אוטומטית. עם זאת, תכנון קפדני של דברים וודא שהחריגים והתנאים אינם חופפים ושהם מקיפים את סוגי הדוא"ל הנכונים הוא חיוני.
כללי BCC אוטומטיים עשויים היטב יכולים לעזור לכם רבות במיון הדואר הנכנס. עם זאת, אם תעשה זאת בצורה לא טובה, אתה עלול להציף את תיבת הדואר הנכנס שלך, ליצור בעיה גדולה עוד יותר מזו שיצאת לפתור.
האם אתה משתמש ב- BCC אוטומטית ב- Outlook? איך הגדרת את זה? באילו חריגים ותנאים אתה משתמש ובאילו כללים אחרים יצרת?
