כיצד לבצע אלף-בית לפי גיליון גוגל באופן אוטומטי

גיליונות גוגל ו- Microsoft Excel חולקים הרבה תכונות דומות. אלו שמוכרים יותר עם Excel יגלו שלמרות שרוב התכונות זהות, איתורן ב- Google Sheets יכול להפוך למכשול תוך היכרות עם התוכנית.

ראה גם את המאמר שלנו כיצד להחיל נוסחאות על עמודות שלמות בגיליונות של גוגל

היכולת למיין ולסנן את הנתונים שלך, באופן אלפביתי או מספרי, היא אחת מהתכונות הנפוצות יותר ב- Microsoft Excel. ניתן לומר את אותו הדבר לגבי Google Sheets. עם זאת, הדרך לבצע את המשימה יכולה להיות מעט שונה.

"אני מכיר יותר את Excel אבל הבוס שלי רוצה שנשתמש עכשיו ב- Google Sheets. ארגון גיליונות אלקטרוניים הם חלק מהעבודה. אתה יכול לעזור?"

החלק הנהדר ב- Sheets, ממש כמו Excel, לא תצטרך לדאוג לעריכות ידניות כשתרצה למיין או לסנן את הנתונים שלך. יש דרך למיין אותם אוטומטית לפי עמודות באמצעות הפונקציות המסופקות בכרטיסיות או באמצעות נוסחה אתה יכול למקם ישירות לתא.

ארגון אוטומטי של גיליונות גוגל באופן אלפביתי

קישורים מהירים

• ארגון אוטומטי של גיליונות גוגל באופן אלפביתי
  • מיון נתונים ושימוש במסננים
    • מיון נתונים
    • סינון נתונים
    • שימוש במסננים בתוך גיליון אלקטרוני של גוגל
    • יצירת תצוגת פילטר
  • גיליונות גוגל: מיון אלפביתית בשולחן העבודה
    • מיין את הנתונים שלך באופן אלפבית באופן אוטומטי באמצעות נוסחה
  • גיליונות גוגל: מיון אלפביתית בהתקנים ניידים

השלבים שלהלן יפורטו כיצד תוכלו לארגן את נתוני Google Sheet שלכם באופן אוטומטי. אתמקד כיצד לעשות זאת באופן אלפביתי, אך ניתן להשתמש באותו מידע גם אם אתה מעדיף לארגן את הנתונים בצורה מספרית.

עם זאת, לפני שנמשיך במטרה הסופית, ברצוני להכיר קצת יותר את ההבדל בין מיון לסינון, כיצד להשתמש באחת מהאפשרויות בכל מצב שאתה זקוק להן, וכן לעבור על תצוגות סינון.

אם כבר יש לך הבנה הגונה של מיון וסינון והיית רק רוצה להגיע לאלפבית-אותיות אוטומטית, תוכל לדלג בהמשך המאמר. לכל מי שרוצה ללמוד משהו יש לנו הרבה מה לכסות, אז בואו נתחיל.

מיון נתונים ושימוש במסננים

כשאתה מנתח ועובד ב- Google Sheets, יותר ויותר תוכן יתחיל להצטבר. זה כאשר היכולת לארגן את המידע הופכת לחשובה הרבה יותר. Google Sheets מאפשר לך לארגן מחדש את המידע הזה על ידי מיון והחלת מסננים עליו. אתה יכול לעשות זאת בצורה אלפביתית ומספרית, הבחירה תלויה בך. ניתן גם להחיל מסנן כדי לצמצם את הנתונים ואפילו להסתיר חלקים נבחרים מהתצוגה.

מיון נתונים

כדי למיין את הנתונים:

1. מהדפדפן שלך (Google Chrome העדיף), פתח גיליון אלקטרוני בגליונות Google.
2. סמן את התא או את התאים שברצונך למיין.
   • אתה יכול ללחוץ שמאל על תא בודד כדי להדגיש אותו. עבור מספר תאים, לחץ באמצעות לחצן העכבר השמאלי על התא המתחיל. לחץ לחיצה ארוכה על Shift ולחץ על שמאל בתא הסיום.
   • ניתן לבחור מספר תאים גם על ידי לחיצה שמאלית על תא והחזקת Ctrl לחיצה ימנית על לחיצה על תא אחר. זה עוזר אם התאים שברצונך למיין אינם רציפים.
   • לבחירת הגיליון כולו, לחץ על הפינה השמאלית העליונה של הגיליון או הקש Ctrl + A בו זמנית.
3. לאחר מכן לחץ על הכרטיסייה "נתונים" ובחר טווח מיון … מבין האפשרויות.
4. בחלון המוקפץ, אם בעמודות שלך יש כותרות, הכנס סימן תיבה בתיבה שלצד נתונים יש שורת כותרות .
5. בחר את העמודה שברצונך למיין תחילה על ידי שינוי "מיין לפי" לעמודה זו. לאחר מכן בחר את סדר המיון על ידי לחיצה על רדיאל AZ לירידה או ZA לעלייה.
   • אם יש לך כלל מיון נוסף שתרצה להחיל, לחץ על הוסף עמודת מיון נוספת . סדר הכללים שלך יקבע את אופן ביצוע המיון.
   • אתה יכול ללחוץ על סמל האשפה שמשמאל לכלל כדי למחוק אותו.
6. סיים על ידי לחיצה על כפתור המיון והטווח שלך ימוין לפי הכללים שלך.

סינון נתונים

הוספת פילטרים לנתונים שלך תאפשר להסתיר את הנתונים שאינך רוצה שייראו. עדיין תוכל לראות את כל הנתונים שלך לאחר כיבוי המסנן. שניהם מסננים ותצוגות פילטר עוזרים לנתח קבוצות נתונים בגיליונות אלקטרוניים.

עדיפות מסננים כאשר:

• כאשר כל מי שנכנס לגיליון האלקטרוני שלך יציג מסנן ספציפי בעת פתיחתו.
• אתה רוצה שהנתונים הגלויים יישארו ממוינים לאחר החלת מסנן.

בעוד שתצוגות מסנן מועילות יותר אם:

• אתה רוצה לתת שם ולשמור מספר תצוגות.
• דרושים מספר תצוגות עבור אחרים המשתמשים בגיליון האלקטרוני. המסננים מופעלים על ידי הפרט ולכן הדבר מאפשר להם להציג מסננים שונים בו זמנית שמישהו אחר עשוי להשתמש גם בגיליון האלקטרוני.
• חשוב לשתף פילטרים שונים עם אנשים. ניתן לשלוח קישורים שונים לתצוגות פילטרים לאנשים שונים, המספקים לכל מי שעובד בגיליון האלקטרוני את המידע הרלוונטי ביותר הספציפי לאדם.

רק זכרו שניתן לייבא ולייצא פילטרים לפי הצורך בעוד שתצוגות פילטר אינן יכולות.

שימוש במסננים בתוך גיליון אלקטרוני של גוגל

כאשר נוסף מסנן לגיליון האלקטרוני, כל אדם אחר הצופה בגיליון האלקטרוני יכול לראות גם את המסננים. משמעות הדבר היא גם שכל מי שיש לו הרשאות עריכה יכול לשנות את המסנן. מסנן הוא דרך נהדרת להסתיר נתונים בגיליון אלקטרוני באופן זמני.

כדי לסנן את הנתונים שלך:

1. מהדפדפן שלך (Google Chrome העדיף), פתח גיליון אלקטרוני בגליונות Google.
2. בחר את טווח התא שברצונך לסנן באמצעות אותן שיטות כמפורט בקטע מיון נתונים במאמר.
3. לחץ על הכרטיסייה "נתונים" ובחר באפשרות צור מסנן . פעולה זו תציב סמל פילטר בתא הראשון בטווח שבחרת. כל התאים שנמצאים בטווח המסנן יתארכו בגבול ירוק.
4. לחץ על סמל המסנן כדי להציג את אפשרויות הסינון הבאות:
   • סנן לפי מצב - בחר מרשימת תנאים או כתוב משלך. לדוגמה, אם התא ריק, אם הנתונים פחותים ממספר מסוים, או אם הטקסט מכיל אות או ביטוי מסוימים.
   • סנן לפי ערכים - בטל את סימון כל נקודות הנתונים שברצונך להסתיר ולחץ על אישור. אם ברצונך לבחור את כל נקודות הנתונים, לחץ על בחר הכל . ניתן גם לבטל את סימון כל נקודות הנתונים על ידי לחיצה על נקה.
   • חיפוש - חפש נקודות נתונים על ידי הקלדת תיבת החיפוש. לדוגמה, הקלדת "J" תקצר את הרשימה רק לשמות המתחילים ב- J.
5. כדי להשבית את המסנן, פשוט לחץ שוב על הכרטיסייה "נתונים" ואז בחר כבה את המסנן .
   • ניתן למיין נתונים כאשר המסנן נמצא במקום ומאפשר.
   • רק הנתונים בטווח המסונן ימוינו כשבוחרים למיין.

יצירת תצוגת פילטר

כדי ליצור, לשמור או למחוק תצוגת מסנן:

1. מהדפדפן שלך (Google Chrome העדיף), פתח גיליון אלקטרוני בגליונות Google.
2. לחץ על הכרטיסייה "נתונים" ואז בחר תצוגות סינון … ואחריו צור תצוגת מסנן חדשה .
3. תצוגת המסנן נשמרת אוטומטית. כעת תוכל למיין ולסנן את כל הנתונים הרצויים לך.
4. סגור את תצוגת המסנן שלך על ידי לחיצה על 'X' בפינה השמאלית העליונה של הגיליון האלקטרוני.
5. לחץ על סמל גלגל השיניים בפינה השמאלית העליונה של הגיליון האלקטרוני עבור אחת מהאפשרויות הבאות:
   • שנה שם - שנה את כותרת תצוגת המסנן.
   • טווח עדכונים - זה לא חשוב כמו שתוכלו לעשות זאת ישירות בתצוגת המסנן עצמה. זה מאפשר לך לשנות את טווח התאים שנבחר לתצוגת המסנן.
   • שכפול - יצירת עותק זהה לתצוגת המסנן הנוכחית.
   • מחק - מחק את תצוגת המסנן.

גיליונות גוגל: מיון אלפביתית בשולחן העבודה

כדי למיין טווח תאים באופן אלפביתי בשולחן העבודה:

1. מהדפדפן שלך (Google Chrome העדיף), פתח גיליון אלקטרוני בגליונות Google.
2. בחר בנתונים שברצונך למיין עמודה אחת בכל פעם. זה חשוב כדי לא לארגן מחדש חלקים אחרים בגיליון האלקטרוני שלך שלא יתאמו לטווח הרצוי.
   • הדגש את התא העליון בעמודת הנתונים שלך עד לתא הסופי.
3. לחץ על הכרטיסייה "נתונים" ואז בחר באחת מהאפשרויות הבאות:
   • מיין טווח לפי עמודה, A → Z - זה ימיין את כל הנתונים שנבחרו בטווח בסדר אלפביתי מבלי לשבש את האזורים האחרים בגיליון האלקטרוני.
   • מיון גיליון לפי עמודה, A → Z - זה מתאים את כל הנתונים בגיליון האלקטרוני באופן אלפביתי בהתאמה לטווח הנתונים המודגש.
4. כל אחת מהבחירות צריכה כעת לארגן מחדש את הנתונים לפי סדר האלף-בית.
   • אם אתה מרגיש שטעית, תוכל לתקן אותה בקלות על ידי לחיצה על Ctrl + Z (Windows) או ⌘ Command + Z (Mac) כדי לבטל את מיון הנתונים העדכני ביותר.

מיין את הנתונים שלך באופן אלפבית באופן אוטומטי באמצעות נוסחה

למרות שהשלבים הקודמים יכולים להיחשב אוטומטיים, עדיין קיימת מעט קלט ידני. זה מקובל לחלוטין לרוב המשתמשים בגיליונות האלקטרוניים שאינם מעוניינים לקבל טכני מדי עם נוסחאות ופונקציות.

עם זאת, יש כאלה שיעדיפו גישה "אוטומטית מלאה" יותר למצב האלפביתי נתונים. ייתכן שתעדיף למיין את הנתונים באופן אוטומטי בעמודה. המשמעות היא שבכל פעם שמכניסים מידע חדש לטור, הנתונים יעודכנו באופן אוטומטי לפי האלף-בית מבלי לשבש את שאר הגיליון האלקטרוני.

כדי למיין אוטומטית את נתוני העמודות באופן אלפביתי:

1. מהדפדפן שלך (Google Chrome העדיף), פתח גיליון אלקטרוני בגליונות Google.
2. הדגש את התא שיציג את התוצאות עבור הנתונים שאתה רוצה אוטומטית לפי אלף-בית.
3. בתוך התא, הזן את הנוסחה הבאה = מיון (A2: B, 1, TRUE) ולחץ על Enter .
   • A2: B הוא טווח הנתונים הרצוי שצריך למיין. התאם אותו לפי צרכי הגיליון האלקטרוני שלך.
   • ה -1 מתייחס למספר העמודה שעליה יתבססו הנתונים הממוינים. שוב, התאם אותו לפי הצרכים של הגיליון האלקטרוני.
   • נתונים בנוסחה ממוינים אוטומטית בסדר עולה. כדי למיין את הנתונים בסדר יורד, שנה את TRUE לשווא .

כל נתונים חדשים או ערוכים שהוזנו בעמודה ימוינו כעת באופן אוטומטי.

גיליונות גוגל: מיון אלפביתית בהתקנים ניידים

כדי למיין טווח תאים באופן אלפביתי במכשיר הנייד שלך:

1. הפעל את אפליקציית Google Sheets (אנדרואיד / iOS) והיכנס באמצעות האישורים שלך.
2. בחר גיליון Google לעריכה על ידי הקשה על הגיליון האלקטרוני. יתכן שתצטרך לגלול כדי למצוא אותו אם שמרת מספר גיליונות.
3. אתר את העמודה עם הנתונים שברצונך ליצור אלף-בית, והקש על אות העמודה. ניתן למצוא אותו בראש העמוד. פעולה זו תדגיש את כל נתוני העמודה.
4. הקש פעם נוספת על האות כדי להציג תפריט קטן.
5. בתפריט, הקש על החץ "עוד" עד שתאתר את האפשרות מיין A - Z.
   • אם אתה משתמש במכשיר נייד אנדרואיד, תצטרך להקיש על הסמל שנראה כמו שלוש אנכיות (או אופקית, תלוי בגירסה) נקודות מוערמות. גלול מטה עד שתמצא את האפשרות Sort A - Z.

כשאתה מקיש על מיין A - Z, הנתונים בתוך העמודה יסודרו מחדש לפי האלף-בית.