המשמעות של שני מונחים אלה אולי הייתה ברורה לכולם כשהתחלנו להשתמש בדוא"ל, אך הם די עתיקים כיום. הן CC והן BCC הן דרכים לשלוח עותקים של אותו דוא"ל למספר נמענים. CC מייצג "העתק פחמן" ו- BCC מייצג "עותק פחמן עיוור". ההבדל בין השניים הוא שכל נמען יכול לראות את הכתובות שאתה מוסיף לשדה CC, ואילו אלה בשדה BCC אינם גלויים לאף אחד.
עיין גם במאמר שלנו ספקי שירותי הדוא"ל החינמיים הטובים ביותר
שלושת שדות המקבל
קל לא פחות להוסיף כתובות דוא"ל של אנשים לשני שדות אלה. אך עליך תמיד לשקול מי צריך לקבל אימייל מסוים וכיצד. זה תלוי בדברים כמו מערכות היחסים שלך, הארגון שאתה עובד איתו, התרבות והמיקום שלו.
לעתים קרובות אנשים משתמשים בשדות אלה בצורה לא הולמת. זה הופך את מטרת הדוא"ל למקיפה פחות למקבלים. אבל אם אתה משתמש בהם נכון, זה יכול לעזור למקבלים שלך לדעת אם קריאת הדוא"ל שלך צריכה להיות בין סדר העדיפויות שלהם או לא.
אתה יכול להקליד כתובות בשלושת השדות הבאים:
אל - המקבלים בתחום זה הם הקהל העיקרי של ההודעה.
CC - נמענים אלה יקבלו עותק של ההודעה, כך שזה כמעט זהה להוסיף אנשים בשדה אל.
BCC - השולח יכול ליידע באופן דיסקרטי פרטים אחרים על התקשורת שהתרחשה. אף אחד אחר שמעורבים לא יראה את הכתובות שלהם.
אנשים משתמשים גם ב- BCC כאשר הם לא רוצים לבלבל אחרים עם רשימת כתובות ארוכה בטירוף. יתר על כן, זו אפשרות טובה כאשר הנמענים לא צריכים בהכרח להכיר זה את זה. כמו כן, חשוב לציין כי לא מי שנמצא במועצה CC ולא ב- BCC לא יראה אף אחת מהתשובות של הנמענים האחרים.
כיצד להשתמש בשדה אל
אם אתה רוצה להגיע לשמונה אנשים, אתה יכול לשים כתובת אחת בשדה אל והשבעה הנותרים בשדה CC. אבל אתה יכול גם למקם את כל שמונתם בשדה אל. זה לא משנה הרבה מכיוון שכולם יקבלו את אותו הדוא"ל. הם יוכלו לראות גם את שאר הנמענים.
עם זאת, הדברים קצת שונים אם מתאמנים בנימוס דוא"ל נכון. אם זה המקרה, עליך להוסיף רק את הנמענים המושפעים ישירות מההודעה שלך. לכן, אם אתה רוצה לבקש מאנשים מסוימים לנקוט בפעולה כלשהי, הכנס אותם לשדה אל. יש לכלול את שמות הכתובת של מי שאתה שם שם בתחילת הדוא"ל. משהו פשוט כמו "אנדראה, סמנתה וג'ון היקרים" אמור להספיק.
בקיצור, השתמש בשדה אל כדי למקד לאנשים שרוצים לדחוף לנקוט בפעולה.
כיצד להשתמש בשדה CC
כשאתה ממקם כתובות בשדה CC, הרשימה שתיצור תהיה גלויה לכל הנמענים. תפקידו העיקרי של שדה CC הוא ליידע מקבלי מידע אחרים שהתקשורת הספציפית הזו מתרחשת. הכללת כתובת בשדה זה כמו לומר "למידע בלבד". במקרה זה, עליכם רק לצפות לתגובה של “טוב לדעת” מהנמענים.
בנוסף, אנשים מתייחסים ל- CC כאל "עותק באדיבות".
כיצד להשתמש בשדה BCC
מי שהכתובת שתציב בשדה BCC לא תראה את אחד המקבלים בשדות אל ו- CC. אם אתה רוצה שמישהו יראה את תוכן המייל אך לא יבצע פעולה, הוסף את הכתובת שלו ל- BCC. זוהי אפשרות טובה להשתמש גם כשאתה רוצה לשתף את אותו מידע עם קבוצה של אנשים בבת אחת, אך לא רוצה שאף אחד מהם יראה מי עוד מקבל אותו.
שדה ה- BCC שימושי מאוד גם במצבים או בטיעונים רגישים. זו דרך סודית לאפשר למישהו אחר להקשיב אליו מבלי שהמקבל ידע על כך. לדוגמה, אתה יכול להוסיף את כתובת המנהל שלך לשדה BCC כאשר לקוח מבקש החזר.
כיצד להשתמש בכפתור השב לכולם
אם אתה מקבל הודעת דוא"ל ורוצה להגיב לשולח, יש לך שתי אפשרויות - השב והענה לכולם. כפתור השב מאפשר לך להגיב ישירות לשולח כך שאף נמענים אחרים לא יוכלו לראות את ההודעה שלך. יש גם כפתור השב לכולם, אשר ישלח אוטומטית את תגובתך לכל הנמענים שכתובותיהם נמצאות בשדות אל ו- CC.
למרות שהוא נוח, כפתור השב לכולם אינו תמיד אפשרות טובה. עליך להשתמש בה רק כאשר חשוב לכל הנמענים לקבל את ההודעה שלך.
רוב המשתמשים לוחצים על לחצן זה או מקישים עליו מבלי שהם מודעים לכך. זה יכול להיות די מעצבן עבור המקבלים שאינם מעוניינים בתשובה שלך. לחיצה על כפתור זה במקרה יכולה גם להיות מביכה מאוד, במיוחד אם אתה משתף מידע אישי עם השולח ואינך רוצה שמשתתפים אחרים יקראו אותו. להיות מודע לאופן השימוש בפונקציה זו יכול לחסוך הרבה תסכול עבור כל המעורבים.
השתמש בכפתור השב לכולם רק כאשר הכרחי בהחלט שהכותב המקורי וכל האנשים ברשימת הנמענים יראו את תגובתך. דיונים קבוצתיים על פרויקטים בעבודה הם דוגמה טובה לכך.
אל תשתמש באפשרות השב לכולם כאשר:
- יש לפחות נמען אחד שלא צריך לראות את תגובתך
- המסר שלך הוא משהו פשוט מאוד כמו "בסדר" או "תודה!"
דברים שכדאי לזכור
זכור לעקוב תמיד למי אתה שולח דוא"ל ולמה. השתמש בזהירות בשדות 'אל', 'CC' ו- 'BCC', והתוויות בדוא"ל שלך ישתפרו מאוד.
עליך גם לעקוב אם אתה הנמען (אל) או האם קיבלת עותק פחמן (CC). בדרך זו תוכלו להחליט אם הדוא"ל דורש את תשומת ליבכם המיידית או לא.
כשאתה משיב להודעות דוא"ל, עדיף תמיד לשלוח תשובה רגילה ולהוסיף כל נמענים נוספים באופן ידני. אתה יכול גם להעתיק את הכתובות שלהם מהדוא"ל המקורי כדי להקל. אך בכל מקרה, דאג לבדוק שוב את רשימת הנמענים לפני שתלחץ על "שלח".
